УСН доходы и расходы: правила учёта для организаций

Почему организации на УСН теряют деньги из-за ошибок в учёте

Бухгалтер ООО включил в расходы представительские затраты и штрафы по договорам — и при проверке налоговая доначислила налог плюс пени. Это типичная ситуация для организаций, работающих на УСН «доходы минус расходы»: перечень допустимых расходов закрытый, и незнание его границ обходится дорого. В этой статье — практическое руководство по УСН доходы и расходы: правила учёта для организаций: от признания операций до ведения КУДиР и расчёта минимального налога.

Чем учёт в ООО отличается от учёта у ИП на УСН

Организации на УСН обязаны вести полноценный бухгалтерский учёт — в отличие от ИП, которые от этой обязанности освобождены. Это означает: составление баланса, отчёта о финансовых результатах, учёт основных средств по ПБУ. Налоговый и бухгалтерский учёт при этом могут расходиться, что создаёт временны́е разницы. Подробнее о выборе режима читайте в материале Как выбрать систему налогообложения для ООО.

• ООО ведёт КУДиР для налогового учёта и регистры бухгалтерского учёта параллельно.
• Амортизация в бухучёте начисляется по общим правилам, а в налоговом — расходы на ОС списываются ускоренно (в течение одного года равными долями).
• Дивиденды участников не уменьшают налоговую базу — это распространённая ошибка.

Какие доходы признаются на УСН: состав и порядок учёта

Организации на УСН «доходы минус расходы» учитывают доходы кассовым методом — в момент поступления денег на расчётный счёт или в кассу, а также при погашении задолженности иным способом (зачёт, натуральная оплата).

В состав доходов включаются:

• Выручка от реализации товаров, работ, услуг и имущественных прав (ст. 249 НК РФ).
• Внереализационные доходы: проценты по займам выданным, штрафы, полученные от контрагентов, курсовые разницы, списанная кредиторская задолженность и др. (ст. 250 НК РФ).

Не включаются в доходы:

• Полученные займы и кредиты.
• Залоги и задатки.
• Взносы участников в уставный капитал.
• Суммы НДС, полученные от покупателей (если организация выставила счёт-фактуру с НДС по ошибке — такой НДС подлежит уплате в бюджет, но в доходы не входит).

Практический пример. ООО «Меридиан» получило на расчётный счёт 500 000 ₽ от покупателя за поставленный товар и 30 000 ₽ в виде штрафа за просрочку оплаты по другому договору. Оба поступления признаются доходом в день зачисления на счёт. Итого доход — 530 000 ₽.

Закрытый перечень расходов на УСН: что можно учесть

Статья 346.16 НК РФ содержит исчерпывающий список расходов. Включить в налоговую базу затраты, которых в нём нет, — прямой путь к доначислениям.

Ниже — сравнительная таблица наиболее распространённых расходов организаций.

Три обязательных критерия признания расходов

Даже если расход есть в перечне ст. 346.16, его нельзя включить в КУДиР без выполнения трёх условий одновременно.

1. Оплата. Расход признаётся только после фактической оплаты (кассовый метод). Начисленная, но не выплаченная зарплата в расходы не попадает.
2. Получение (оприходование). Товары, работы или услуги должны быть фактически получены. Предоплата поставщику без поставки — не расход.
3. Документальное подтверждение. Каждый расход подтверждается первичным документом: накладной, актом, чеком, платёжным поручением.

Важно для товаров: стоимость товаров для перепродажи признаётся расходом только после того, как они оплачены поставщику и реализованы покупателю. Если товар лежит на складе — расхода нет.

Расходы, которые нельзя учесть на УСН: частые ошибки

Помимо прямых запретов из таблицы выше, на практике организации регулярно допускают ошибки с пограничными расходами. Вот наиболее опасные из них.

• Маркетинг и реклама «нестандартных» форматов. Расходы на рекламу поименованы в ст. 346.16, но только в части, соответствующей нормируемым видам. Спонсорские взносы и нативные интеграции без чёткого договора на рекламу — зона риска.
• Компенсации сотрудникам сверх норм. Компенсация за использование личного автомобиля учитывается только в пределах норм, установленных Правительством РФ. Сверхнормативная часть — не расход.
• Расходы на питание сотрудников. Если питание не предусмотрено трудовым или коллективным договором как часть оплаты труда — в расходы не включается.
• Проценты по займам сверх норм. Учитываются только в пределах ставки ЦБ, умноженной на установленный коэффициент. Сверхнормативные проценты налоговую базу не уменьшают.
• Расходы на создание сайта или программного обеспечения. Если результат не признаётся НМА — включение в расходы спорно и требует обоснования.

Учёт отдельных видов расходов: зарплата, ОС, товары, НДС

Зарплата и страховые взносы

Зарплата включается в расходы в момент выплаты. Страховые взносы — в день перечисления в бюджет. Взносы «за себя» для ООО неприменимы — это инструмент ИП.

Пример. ООО начислило зарплату за март — 200 000 ₽. Выплата прошла 5 апреля. Страховые взносы (30%) — 60 000 ₽ — перечислены 28 апреля. В расходы апреля войдут: 200 000 ₽ (зарплата) + 60 000 ₽ (взносы) = 260 000 ₽. В расходы марта — ничего.

Основные средства

ОС, приобретённые в период применения УСН, списываются равными долями в течение налогового периода (года). ОС, купленные до перехода на УСН, списываются в зависимости от срока полезного использования: до 3 лет — за 1 год, от 3 до 15 лет — за 3 года, свыше 15 лет — за 10 лет.

Особенности учёта ОС, приобретённых до перехода на УСН:

• В расходы включается остаточная стоимость ОС по данным бухгалтерского учёта на дату перехода.
• Списание происходит равными долями внутри каждого года (по кварталам — на последнее число каждого отчётного периода).
• Если ОС продаётся до истечения нормативного срока, часть ранее учтённых расходов придётся восстановить и пересчитать налог.

Пример. ООО перешло на УСН. На балансе — станок с остаточной стоимостью 900 000 ₽ и сроком полезного использования 8 лет (от 3 до 15 лет). Списание — равными долями за 3 года: по 300 000 ₽ в год, или по 75 000 ₽ в квартал.

О правилах перехода на упрощённую систему читайте в статье УСН: лимиты, условия и ограничения для юридических лиц.

Товары для перепродажи: специфика признания расходов

Это один из самых сложных участков учёта на УСН «доходы минус расходы». Расход признаётся только при одновременном выполнении двух условий: товар оплачен поставщику и реализован покупателю.

Алгоритм учёта товаров:

1. Товар получен от поставщика и оприходован на склад — расхода нет.
2. Товар оплачен поставщику — расхода всё ещё нет (если не реализован).
3. Товар реализован покупателю и оплачен поставщику — расход признаётся в момент реализации.

Пример. ООО купило 100 единиц товара по 1 000 ₽ (итого 100 000 ₽) и оплатило поставщику. В отчётном квартале продано 60 единиц. В расходы включается: 60 × 1 000 = 60 000 ₽. Оставшиеся 40 000 ₽ — расход будущих периодов.

НДС в расходах при УСН «доходы минус расходы»

Организации на УСН с доходом до 20 млн ₽ в год (порог НДС для УСН, 2026), а также организации, выбравшие пониженные ставки НДС 5%/7%, не имеют права на вычет входящего НДС от поставщиков — поэтому такой НДС включается в расходы. Организации, выбравшие стандартную ставку НДС 22%, вправе принимать входящий НДС к вычету на общих основаниях. Вместо этого суммы НДС включаются в расходы — но строго отдельной строкой КУДиР, одновременно с признанием основного расхода.

Важные правила:

• НДС признаётся расходом в тот же момент, что и сам расход (после оплаты и получения).
• Включать НДС в стоимость расхода единой суммой — ошибка: налоговая может снять весь расход.
• Для товаров для перепродажи НДС признаётся расходом пропорционально реализованным товарам.

Пример. ООО оплатило аренду офиса: 60 000 ₽ + НДС 22% (13 200 ₽) = 73 200 ₽. В КУДиР вносятся две строки: 60 000 ₽ — аренда, 13 200 ₽ — НДС по аренде. Обе суммы уменьшают налоговую базу.

Убытки прошлых лет: как уменьшить налоговую базу

Если по итогам года расходы превысили доходы или налог оказался меньше 1% от доходов, организация платит минимальный налог — 1% от суммы всех доходов. Разницу между минимальным и фактическим налогом можно включить в расходы следующего года.

Убыток прошлых лет уменьшает налоговую базу текущего года в пределах её суммы — процентного ограничения, в отличие от налога на прибыль (лимит 50%, ст. 283 НК РФ), для УСН нет (п. 7 ст. 346.18 НК РФ). Неиспользованный убыток переносится на следующие периоды без ограничения срока.

Порядок применения убытка:

1. Определите сумму убытка за каждый прошлый год отдельно (убытки учитываются в хронологическом порядке — сначала более ранние).
2. Рассчитайте налоговую базу текущего года до применения убытка.
3. Уменьшите базу на сумму убытка в пределах налоговой базы текущего года (процентного ограничения на УСН нет — оно действует только для налога на прибыль).
4. Остаток убытка перенесите на следующий год.

Пример. Налоговая база ООО за текущий год — 400 000 ₽. Убыток прошлого года — 300 000 ₽. Максимальное уменьшение: 300 000 ₽ (весь убыток, так как он не превышает налоговую базу). Налоговая база после применения убытка: 400 000 − 300 000 = 100 000 ₽. Убыток использован полностью, переноса на следующий год нет.

Минимальный налог: когда платится и как рассчитывается

Минимальный налог — обязательный платёж для организаций на УСН «доходы минус расходы», если фактически исчисленный налог оказался меньше 1% от доходов или получен убыток.

Формула расчёта:

• Минимальный налог = Доходы за год × 1%
• Фактический налог = (Доходы − Расходы) × Ставка (обычно 15%)
• К уплате — бо́льшая из двух величин.

Пример расчёта. ООО за год: доходы — 5 000 000 ₽, расходы — 4 800 000 ₽. Фактический налог: (5 000 000 − 4 800 000) × 15% = 200 000 × 15% = 30 000 ₽. Минимальный налог: 5 000 000 × 1% = 50 000 ₽. К уплате — 50 000 ₽ (минимальный налог). Разница 50 000 − 30 000 = 20 000 ₽ включается в расходы следующего года.

Ещё один пример — убыточный год. Доходы — 3 000 000 ₽, расходы — 3 500 000 ₽. Убыток — 500 000 ₽. Фактический налог — 0 ₽. Минимальный налог: 3 000 000 × 1% = 30 000 ₽. К уплате — 30 000 ₽. Убыток 500 000 ₽ и разница 30 000 ₽ переносятся на следующий год.

Книга учёта доходов и расходов (КУДиР): правила ведения для ООО

КУДиР — главный налоговый регистр организации на УСН. Именно на её основании рассчитывается налоговая база и заполняется декларация.

Основные правила ведения КУДиР для ООО:

• Ведётся в хронологическом порядке по каждой операции отдельно.
• Каждая запись подтверждается реквизитами первичного документа (дата, номер, наименование).
• КУДиР ведётся на русском языке; документы на иностранном языке требуют построчного перевода.
• Книга открывается на каждый налоговый период (год) заново.
• Бумажная КУДиР прошнуровывается, пронумеровывается и заверяется подписью руководителя и печатью (при наличии) до начала ведения или по окончании года.
• Электронная КУДиР распечатывается по окончании года и также заверяется.
• В налоговую КУДиР не сдаётся, но предъявляется по требованию при проверке.

Структура КУДиР (разделы):

1. Раздел I — доходы и расходы (основной раздел, заполняется поквартально).
2. Раздел II — расходы на приобретение ОС и НМА.
3. Раздел III — убытки прошлых лет, уменьшающие налоговую базу.
4. Раздел IV — не заполняется при объекте «доходы минус расходы».

Актуальный порядок заполнения книги учёта описан в материале Как правильно вести книгу учёта доходов и расходов (КУДиР) на УСН.

Бухгалтерский учёт при УСН для организаций: обязанности и упрощения

В отличие от ИП, ООО на УСН обязано вести полноценный бухгалтерский учёт и сдавать годовую бухгалтерскую отчётность. Однако малые предприятия вправе применять упрощённые способы ведения бухучёта.

Что обязано делать ООО на УСН:

• Вести учёт всех хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учёта.
• Составлять и сдавать годовую бухгалтерскую отчётность (баланс + отчёт о финансовых результатах) в ФНС и Росстат.
• Хранить первичные документы и регистры не менее 5 лет.

Упрощения для малых предприятий (критерии: выручка до 800 млн ₽, численность до 100 человек):

• Сокращённый план счетов.
• Упрощённые формы бухгалтерской отчётности (2 формы вместо 5).
• Кассовый метод признания доходов и расходов в бухучёте (по решению организации).
• Отказ от применения ряда ПБУ (например, ПБУ 18/02 об учёте налога на прибыль).

Ключевые различия налогового и бухгалтерского учёта в ООО на УСН:

• В налоговом учёте — кассовый метод обязателен; в бухгалтерском — организация вправе выбрать метод начисления.
• Амортизация ОС в бухучёте — по сроку полезного использования; в налоговом — ускоренное списание в течение года.
• Некоторые расходы признаются в бухучёте, но не уменьшают налоговую базу (представительские, сверхнормативные компенсации и др.).

Авансовые платежи и годовой налог: расчёт и сроки

Организации на УСН уплачивают налог не только по итогам года, но и авансовыми платежами — по итогам каждого отчётного периода (квартала, полугодия, 9 месяцев).

Порядок расчёта авансового платежа:

1. Определите доходы нарастающим итогом с начала года до конца отчётного периода.
2. Определите расходы нарастающим итогом за тот же период.
3. Рассчитайте налоговую базу: Доходы − Расходы.
4. Умножьте на ставку (15% или пониженную региональную).
5. Вычтите ранее уплаченные авансы.

Пример. За 9 месяцев: доходы — 4 000 000 ₽, расходы — 3 200 000 ₽. База: 800 000 ₽. Налог: 800 000 × 15% = 120 000 ₽. Уплачено авансов за I квартал и полугодие — 70 000 ₽. Аванс за 9 месяцев к уплате: 120 000 − 70 000 = 50 000 ₽.

Сроки уплаты:

• За I квартал — не позднее 28 апреля.
• За полугодие — не позднее 28 июля.
• За 9 месяцев — не позднее 28 октября.
• Годовой налог для организаций — не позднее 28 марта следующего года.

Авансы уплачиваются через ЕНП (единый налоговый платёж) с подачей уведомления об исчисленных суммах до 25-го числа соответствующего месяца.

Пошаговый алгоритм учёта расходов для организации на УСН

Используйте этот алгоритм при обработке каждого расхода — он поможет избежать доначислений и снять спорные ситуации ещё до проверки.

1. Проверьте, входит ли расход в перечень ст. 346.16 НК РФ. Если расхода нет в закрытом списке — он не уменьшает налоговую базу, независимо от экономической обоснованности.
2. Убедитесь, что расход фактически оплачен. Проверьте платёжное поручение или кассовый чек. Начисленные, но не выплаченные суммы — не расход.
3. Убедитесь, что товар получен / работа выполнена / услуга оказана. Проверьте накладную, акт или иной документ о получении. Авансы без закрывающих документов — не расход.
4. Для товаров: проверьте факт реализации. Стоимость товара признаётся расходом только после продажи покупателю. Сверьтесь с данными складского учёта.
5. Соберите первичные документы. Каждый расход должен подтверждаться: договором, накладной/актом, платёжным документом. Проверьте реквизиты — ИНН, подписи, даты.
6. Выделите НДС отдельной строкой. Если поставщик — плательщик НДС, выделите налог из суммы расхода и внесите в КУДиР двумя строками.
7. Определите дату признания расхода. Для большинства расходов — дата оплаты. Для зарплаты — дата выплаты. Для товаров — дата реализации. Для ОС — последнее число отчётного периода (квартала).
8. Внесите запись в КУДиР. Укажите дату, реквизиты первичного документа, содержание операции, сумму расхода. Для ОС — заполните Раздел II.
9. Проверьте итоги по окончании квартала. Сверьте данные КУДиР с банковскими выписками и регистрами бухучёта. Убедитесь, что товары на складе не попали в расходы.

Типичные ошибки при учёте расходов и риски налоговых проверок

ФНС при проверках организаций на УСН обращает внимание на следующие нарушения:

• Включение в расходы затрат, не входящих в перечень ст. 346.16.
• Признание расходов без первичных документов или по документам с ошибками.
• Учёт стоимости нереализованных товаров как расхода.
• Неправильный учёт НДС: включение его в стоимость расхода вместо выделения отдельной строкой.
• Ошибки в КУДиР: пропуск операций, неверные даты, отсутствие реквизитов первичных документов.

Чек-лист перед закрытием квартала: все расходы оплачены и оприходованы; первичные документы в наличии; НДС выделен отдельно; стоимость товаров на складе исключена из расходов; КУДиР заполнена в хронологическом порядке.

Практические советы по ведению учёта на УСН для ООО

• Ведите реестр расходов в режиме реального времени. Не откладывайте внесение записей в КУДиР «до конца квартала» — ошибки накапливаются, документы теряются.
• Разграничьте налоговый и бухгалтерский учёт с самого начала. Заведите отдельные регистры или используйте учётную программу с раздельным учётом. Это избавит от путаницы при составлении отчётности.
• Проверяйте статус поставщика перед оплатой. Если поставщик — плательщик НДС, убедитесь, что в документах НДС выделен. Это важно для правильного заполнения КУДиР.
• Храните документы в привязке к записям КУДиР. Организуйте архив так, чтобы к каждой строке книги можно было быстро найти первичный документ — это критично при выездной проверке.
• Не смешивайте личные и корпоративные расходы. Оплата личных нужд руководителя с расчётного счёта ООО — прямой риск доначислений и претензий к деловой цели операций.
• Сверяйте данные КУДиР с банковской выпиской ежемесячно. Расхождения легче устранить сразу, чем разбираться с ними перед сдачей декларации.
• Используйте пониженные региональные ставки. Во многих регионах ставка по УСН «доходы минус расходы» снижена ниже 15%. Проверьте закон вашего региона — это законная экономия.
• Планируйте крупные расходы с учётом кассового метода. Если оплата крупного ОС или партии товаров приходится на конец года, убедитесь, что успеете закрыть все условия признания расхода до 31 декабря.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли учесть расходы, оплаченные наличными через подотчётное лицо?

Да, если есть авансовый отчёт с приложенными первичными документами (чек, накладная, акт) и расход входит в перечень ст. 346.16 НК РФ. Дата признания расхода — дата утверждения авансового отчёта.

Как учитывать расходы на аренду, если оплата прошла авансом за несколько месяцев?

Аванс за аренду признаётся расходом по мере наступления периода, за который он уплачен. Единовременно всю сумму в расходы включить нельзя — только ту часть, которая относится к уже истёкшему периоду.

Обязано ли ООО на УСН вести бухгалтерский учёт?

Да, обязано в полном объёме. Освобождение от бухучёта распространяется только на индивидуальных предпринимателей. Организации сдают годовую бухгалтерскую отчётность в налоговую и Росстат.

Что делать, если по итогам года получился убыток?

Необходимо уплатить минимальный налог — 1% от суммы доходов. Сумму убытка и разницу между минимальным и расчётным налогом можно перенести на уменьшение налоговой базы в следующих периодах.

Можно ли учесть расходы на обучение сотрудников?

Да, если обучение связано с деятельностью организации, сотрудник состоит в штате, а с образовательной организацией заключён договор. Расход признаётся после оплаты и получения документа об обучении.

Как учитывается НДС, если организация на УСН выставила счёт-фактуру покупателю?

Если ООО на УСН выставило счёт-фактуру с выделенным НДС, оно обязано уплатить этот НДС в бюджет и подать декларацию по НДС. При этом полученный от покупателя НДС не включается в доходы по УСН, но и к вычету не принимается.

Можно ли применять пониженную ставку УСН?

Да. Субъекты РФ вправе снижать ставку по УСН «доходы минус расходы» до 5% (а в отдельных случаях — до 0% для впервые зарегистрированных ИП, но не для ООО). Проверьте региональный закон о налоговых ставках — пониженная ставка применяется автоматически при соответствии условиям, без подачи заявления.

Итог: как выстроить правильный учёт на УСН и не переплачивать налоги

Грамотный учёт на УСН «доходы минус расходы» для ООО строится на трёх принципах: знать закрытый перечень расходов, соблюдать три условия их признания и вести КУДиР без пробелов. Организации, которые разграничивают налоговый и бухгалтерский учёт, корректно работают с НДС в расходах и не включают в базу нереализованные товары, — платят ровно столько, сколько должны, и проходят проверки без доначислений.

Если вы хотите выстроить учёт правильно с самого начала или проверить текущую систему на ошибки — проконсультируйтесь с нашим специалистом. Мы разберём вашу ситуацию, укажем на риски и поможем оптимизировать налоговую нагрузку законными методами.

Получить бесплатную консультацию по УСН для ООО →

Читайте также

• Учёт расходов на УСН «Доходы минус расходы» для ИП
• Ведение бухгалтерии ООО на УСН: требования и правила учёта
• УСН доходы минус расходы: как выбрать