Переход на ЭПД с 1 сентября 2026 года: чек-лист для бизнеса

Переход на ЭПД — обязательный процесс для всех участников грузоперевозок: с 1 сентября 2026 года транспортные накладные, заказы (заявки) на перевозку и экспедиторские документы по умолчанию оформляются только в электронном виде — как электронные перевозочные документы (ЭПД) — и передаются в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Компаниям, которые затянут переход на ЭПД, грозят риски отказа в вычете НДС, споров с контрагентами и штрафов за нарушение порядка регистрации в реестре экспедиторов. Бумага остаётся возможной только в восьми исключительных случаях, а до 1 марта 2027 года действует смягчённый контроль на дороге. Разбираем, что именно меняется и как подготовиться бизнесу — от аудита документооборота до тестового запуска.

Что меняется с 1 сентября 2026 года: короткий ответ

Обязанность перейти на электронные перевозочные документы вводит Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О транспортно-экспедиционной деятельности» и отдельные законодательные акты Российской Федерации». С 1 сентября 2026 года в электронном виде оформляются:

• транспортная накладная;
• заказ (заявка) на перевозку груза;
• экспедиторские документы (поручение экспедитору, экспедиторская расписка, складская расписка);
• железнодорожная накладная и грузовая накладная при авиаперевозках — в электронной форме.

Все эти документы формируются как ЭПД и хранятся в ГИС ЭПД и у аккредитованных операторов информационных систем электронных перевозочных документов (операторов ИС ЭПД). Бумажный формат допускается только в случаях, которые определил Минтранс России отдельным приказом (см. раздел «Восемь исключений» ниже).

Кого касается переход на ЭПД

Требование распространяется на всех участников автомобильной грузоперевозки без отраслевых льгот:

• грузоотправителей;
• грузополучателей;
• перевозчиков (юрлица и ИП);
• экспедиторов, включая тех, кто с 1 марта 2026 года обязан состоять в реестре экспедиторов на платформе «ГосЛог»;
• компании с собственным автопарком;
• компании, которые регулярно заказывают услуги перевозки у сторонних перевозчиков.

Формально закон не делает исключения по масштабу бизнеса: правило одинаково действует и для крупного грузоотправителя, и для ИП-перевозчика с одной машиной.

Какие документы переходят в электронный формат

Ситуация	Документ	Что проверить
Перевозка груза автотранспортом	Электронная транспортная накладная (ЭТрН)	Кто из участников подписывает какой титул документа, через какого оператора ИС ЭПД
Транспортная экспедиция	Экспедиторские документы (поручение экспедитору, экспедиторская и складская расписки) в электронном виде	Действующий договор с экспедитором и его статус в реестре на «ГосЛог»
Собственный автотранспорт компании	Путевой лист — при переходе на электронный формат (ЭПЛ)	Кто подписывает документ и каким видом электронной подписи, интеграция с учётной системой
Заказ перевозки	Заказ (заявка) на перевозку груза	Формат передачи в ГИС ЭПД через оператора, а не напрямую

Пошаговый алгоритм: переход на ЭПД в 8 шагов

Чтобы перейти на ЭПД без сбоев в перевозках, пройдите восемь шагов по порядку — подробно каждый разобран ниже:

1. Проведите аудит текущего документооборота по перевозкам.
2. Выберите оператора ИС ЭПД и подключите личный кабинет.
3. Оформите электронные подписи и доверенности (МЧД) нужных сотрудников.
4. Настройте техническую интеграцию с 1С или другой учётной системой.
5. Подготовьте персонал — логистов, водителей, бухгалтерию.
6. Обновите договоры с контрагентами под электронный документооборот.
7. Проведите тестовый запуск на 2–3 маршрутах.
8. Переведите оформление документов в промышленную эксплуатацию.

Восемь исключений: когда можно оформить бумажный документ

Приказ Минтранса России от 01.06.2026 № 262 определяет исчерпывающий перечень из восьми случаев, когда транспортная накладная, заказ и заявка допускаются на бумажном носителе. Приказ вступил в силу 01.09.2026 и действует до 01.09.2032. Бумажный документ можно оформить, если:

1. грузоотправитель или грузополучатель — Минобороны России (грузы военного назначения);
2. грузоотправитель или грузополучатель — иностранное юрлицо, не включённое в реестр аккредитованных филиалов и представительств;
3. речь идёт о каботажных перевозках, которые выполняет иностранный перевозчик из страны ЕАЭС;
4. груз перевозится для личных, семейных, домашних нужд гражданина, не связанных с предпринимательской деятельностью;
5. произошёл технический сбой, из-за которого документ невозможно направить в ГИС ЭПД;
6. в месте оформления документа нет доступа в интернет;
7. грузоотправитель и грузополучатель — одно и то же лицо;
8. перевозятся драгоценные металлы или драгоценные камни.

Список закрытый: расширять его самостоятельно нельзя — во всех остальных случаях документ оформляется электронно.

Переходный период до 1 марта 2027 года: что это на самом деле

Отдельно стоит понимать статус смягчения при дорожных проверках. Обязанность оформлять ЭПД действует с 1 сентября 2026 года — это не отсрочка. Но до 1 марта 2027 года, если инспектор ГИБДД при остановке на дороге обнаруживает бумажный документ вместо электронного, он ограничивается устным замечанием и не вправе штрафовать за это по данному основанию. Это объявленная позиция Минтранса, а не отдельная норма закона, и распространяется она только на дорожный контроль — она не отменяет ни обязанность оформлять ЭПД с 1 сентября 2026 года, ни налоговые риски и риски по договорам с контрагентами, о которых — ниже.

Шаг 1. Аудит процессов и договоров

Перед подключением к ЭПД оцените, что фактически происходит в компании сейчас:

• сколько перевозок в месяц оформляется, кто их инициирует;
• какие документы используются сегодня — транспортные накладные, экспедиторские документы, путевые листы;
• какие контрагенты (перевозчики, экспедиторы, грузополучатели) участвуют в цепочке и готовы ли они к ЭПД;
• какая учётная система используется и поддерживает ли она обмен электронными перевозочными документами.

Шаг 2. Выбор оператора ИС ЭПД

Напрямую подключиться к ГИС ЭПД нельзя — доступ идёт через оператора информационной системы электронных перевозочных документов, аккредитованного для этой роли. С оператором заключается отдельное соглашение, а первичная идентификация организации обычно проходит через личный кабинет оператора с подтверждением через Госуслуги для бизнеса. При выборе оператора сверьте:

• совместимость с вашей учётной системой (1С и аналоги);
• тарифы и лимиты по числу документов;
• поддержку ролей всех участников — грузоотправителя, перевозчика, экспедитора, грузополучателя;
• готовность к роумингу, если ваши контрагенты уже работают с другим оператором ИС ЭПД.

Если в компании уже настроен электронный документооборот, имеет смысл сверяться с тем же оператором ЭДО — при выборе полезно ориентироваться на общие критерии из нашего материала о том, как выбрать оператора ЭДО для бизнеса.

Шаг 3. Электронные подписи и доверенности

Требования к подписи различаются по ролям — здесь важно не переусердствовать и не покупать лишнее:

• руководителю организации или ИП нужна усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП): руководителю юрлица её выдаёт ФНС России, ИП — аккредитованный удостоверяющий центр;
• сотруднику, который подписывает документы от имени компании (логист, менеджер), нужна собственная УКЭП, полученная в коммерческом удостоверяющем центре, плюс машиночитаемая доверенность (МЧД), подтверждающая его полномочия — использовать чужую подпись руководителя нельзя;
• водителю, как правило, достаточно простой электронной подписи или подтверждения через мобильное приложение — фиксации факта погрузки/выгрузки; требовать от штатного водителя УКЭП избыточно;
• усиленная неквалифицированная подпись (УНЭП) через сервис «Госключ» допустима для отдельных ролей — грузоотправителя, грузополучателя, ИП-перевозчика, — но не для логистов и диспетчеров, которые действуют по доверенности от организации.

Формулировка «без электронной подписи ЭПД не имеет юридической силы» верна только в связке с правильно подобранным видом подписи под конкретную роль — универсального требования «всем нужен УКЭП» законодательство не устанавливает.

Шаг 4. Техническая интеграция

Сервис обмена электронными перевозочными документами интегрируется с актуальными версиями типовых конфигураций «1С:Бухгалтерия» и других учётных систем через оператора ИС ЭПД или ЭДО-оператора. Проверьте у своего партнёра или на портале ИТС 1С, какая версия конфигурации и релиз платформы нужны именно вам — конкретный номер минимальной сборки со временем меняется, и ориентироваться стоит на актуальную поддерживаемую версию, а не на цифры из старых инструкций. Отдельно стоит спланировать интеграцию с сервисом ЭДО в целом — здесь может пригодиться наш разбор того, как внедрить ЭДО в компании.

Шаг 5. Подготовка персонала

Обучите сотрудников по ролям, а не «всех сразу одинаково»:

• логистов и менеджеров — работе в личном кабинете оператора ИС ЭПД и правилам подписания титулов документов;
• водителей — тому, как показать QR-код инспектору и что делать при отсутствии связи;
• бухгалтерию — тому, как электронные перевозочные документы отражаются в учёте и влияют на вычет НДС и признание расходов.

Шаг 6. Договоры с контрагентами

Обновите договоры перевозки, экспедиции и поставки: зафиксируйте обязанность оформлять документы электронно через ГИС ЭПД, укажите, какой оператор ИС ЭПД используется каждой стороной, и пропишите порядок действий при технических сбоях (один из восьми исключительных случаев для бумаги). Если контрагент работает с другим оператором, заранее уточните, поддерживается ли роуминг между операторами.

Шаг 7. Тестовый запуск

Перед переходом всей компании на ЭПД проведите несколько тестовых перевозок: выберите 2–3 маршрута и контрагентов, готовых подписывать документы электронно, пройдите полный цикл — от заказа до подписания всех титулов ЭТрН, — и проверьте, как документ отображается у оператора и в ГИС ЭПД, как водитель предъявляет QR-код и что видит бухгалтерия при закрытии перевозки.

Шаг 8. Промышленная эксплуатация

После успешного теста переводите оформление документов на электронный формат по всем маршрутам и контрагентам, готовым к переходу. Сохраняйте бумажный формат только для восьми исключительных случаев, определённых приказом Минтранса № 262, и фиксируйте каждый такой случай в переписке или во внутреннем реестре — это пригодится при проверке.

Краткий чек-лист перехода на ЭПД

• Провели аудит текущего документооборота по перевозкам
• Проверили договоры с перевозчиками, экспедиторами и грузополучателями
• Уточнили у контрагентов, с каким оператором ИС ЭПД они работают
• Выбрали оператора ИС ЭПД и подключили личный кабинет через Госуслуги для бизнеса
• Оформили УКЭП руководителю и ответственным сотрудникам
• Выпустили МЧД на сотрудников, подписывающих документы от имени компании
• Настроили обмен ЭПД в 1С или другой учётной системе
• Определили права доступа сотрудников в личном кабинете оператора
• Подготовили водителей к работе с QR-кодом и мобильным приложением
• Провели обучение логистов, водителей и бухгалтерии по их ролям
• Выполнили тестовые перевозки по 2–3 маршрутам
• Назначили ответственного за контроль перехода на промышленную эксплуатацию

Типичные ошибки и риски: рекомендации, как их избежать

• Ожидание отсрочки. Смягчённый контроль ГИБДД на дороге до 1 марта 2027 года — это не отсрочка обязанности оформлять ЭПД и не защита от налоговых рисков.
• Избыточные требования к подписи. Покупка УКЭП для всех водителей — не только лишние расходы, но и неверное понимание требований: для большинства водителей достаточно простой подписи или подтверждения в приложении.
• Прямое обращение в ГИС ЭПД. Подключиться к системе напрямую нельзя — только через оператора ИС ЭПД.
• Риски по НДС и расходам. Транспортная накладная не входит в обязательный перечень документов для вычета НДС, но при проверке отсутствие корректно оформленного ЭПД повышает риск того, что налоговая поставит под сомнение вычет по перевозке и признание транспортных расходов — при обязательном требовании к электронной форме бумажный документ рассматривается как более слабое доказательство реальности перевозки.
• Исправление документа как попало. Ошибку в уже подписанном титуле ЭТрН нельзя просто «поправить» — сторона, допустившая ошибку, формирует исправленный титул со ссылкой на исходный документ и подписывает его усиленной квалифицированной электронной подписью; исходная версия при этом не удаляется.
• Пропуск срока регистрации в реестре экспедиторов. Компании и ИП, работавшие как экспедиторы на 1 марта 2026 года, обязаны были зарегистрироваться в реестре на платформе «ГосЛог» до 30 апреля 2026 года (60 дней с начала обязанности); работа без регистрации после этого срока штрафуется по ст. 11.14.3 КоАП РФ.

Часто задаваемые вопросы

С какого числа ЭПД становятся обязательными?

С 1 сентября 2026 года — эту дату установил Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ. С этого дня транспортные накладные, заказы (заявки) на перевозку и экспедиторские документы по общему правилу оформляются только в электронном виде.

Кому нужно переходить на ЭПД с 1 сентября 2026 года?

Всем участникам грузоперевозки — грузоотправителям, грузополучателям, перевозчикам и экспедиторам, независимо от масштаба бизнеса. Отдельно у экспедиторов есть обязанность до 30 апреля 2026 года зарегистрироваться в реестре на платформе «ГосЛог».

Какие перевозочные документы нужно оформлять электронно?

Транспортную накладную, заказ (заявку) на перевозку, экспедиторские документы, а также железнодорожную и авианакладную — в электронной форме. Путевой лист переходит в электронный формат отдельно, по мере готовности компании и учётной системы.

Можно ли после 1 сентября использовать бумажную транспортную накладную?

Только в восьми исключительных случаях из приказа Минтранса № 262 от 01.06.2026 (например, технический сбой, отсутствие интернета, перевозка для личных нужд, грузы военного назначения). Во всех остальных ситуациях документ должен быть электронным, а до 1 марта 2027 года на дороге за бумажный документ вместо электронного грозит только устное замечание инспектора, а не штраф.

Как выбрать оператора ИС ЭПД?

Сверьте совместимость оператора с вашей учётной системой, тарифы, поддержку ролей всех участников перевозки и возможность роуминга с оператором, которым пользуются ваши контрагенты — подключиться к ГИС ЭПД напрямую, минуя оператора, нельзя.

Нужна ли электронная подпись водителю?

Полноценная УКЭП водителю, как правило, не нужна — достаточно простой электронной подписи или подтверждения действий в мобильном приложении. УКЭП нужна руководителю, ИП и сотрудникам, подписывающим документы от имени организации (с МЧД).

Можно ли работать с ЭПД через 1С?

Да, обмен электронными перевозочными документами поддерживается в актуальных версиях типовых конфигураций «1С:Бухгалтерия» через сервис оператора ИС ЭПД или ЭДО-оператора — конкретную версию и условия подключения уточняйте у своего партнёра по 1С или на портале ИТС.

Что делать, если перевозчик использует другого оператора ИС ЭПД?

Уточните у операторов обеих сторон, поддерживают ли они роуминг между собой — большинство крупных операторов ИС ЭПД такую возможность предоставляют. Если роуминг недоступен, вопрос стоит решать на этапе выбора оператора, а не после начала перевозок.

Как FINABI может помочь

Переход на ЭПД — это не только про логистику, но и про то, как перевозочные документы ложатся в бухгалтерский и налоговый учёт: вычет НДС, признание транспортных расходов, работа с исправленными титулами документов. Специалисты FINABI помогут оценить, как переход на ЭПД повлияет на бухгалтерский и налоговый учёт вашей компании, проверить текущий документооборот и определить, что необходимо изменить до перехода. Если вам ближе комплексное бухгалтерское обслуживание для ООО — с этого разбора удобно начать.

Задать вопрос специалисту ФИНАБИ