Как выбрать аутсорсинговую бухгалтерскую компанию?

Снизить затраты предприятия на содержание персонала, исключить ошибки в отчетности из-за малой квалификации сотрудников поможет грамотно подобранная аутсорсинговая бухгалтерская компания. Специалисты таких фирм систематически проходят обучение и подтверждают квалификацию, к тому же опыт работы с разными налоговыми режимами позволяет быстро разбираться с любыми задачами.

Понятие бухгалтерского аутсорсинга

При заключении договора со сторонней фирмой можно значительно сократить собственный штат, причем без снижения эффективности.

Есть еще преимущества нанимать специалиста в сторонней организации:

• Повышается гибкость, при расширении масштабов бизнеса легко добавить одного человека, работающего с документами, в случае же его сокращения – отказаться от услуг дополнительных людей.

• Появляется возможность списать затраты на аутсорсинговые расходы из налогооблагаемой базы.

• Каждый филиал можно «замкнуть» на своего финансового помощника.

Сюда же стоит добавить отсутствие необходимости съема отдельного помещения, т.к. работа ведется удаленно, с использованием технических и программных средств исполнителя.

Как подобрать фирму для аутсорсинга бухгалтерских услуг?

Подбирать организацию надо исходя из вероятных рисков. Следует сразу разобраться, как должна обеспечиваться бухгалтерия для вас лично. Кому-то будет достаточно составления отчета, другие предприятия предпочтут передать еще и кадровый учет.

Перечень работ, исполняемых сторонним специалистом, согласуется в договоре, после чего аутсорсинговая фирма действует самостоятельно, запрашивая лишь необходимые для работы документы, предоставляя в ответ отчеты. Если одним из условий станет работа в программе заказчика, то придется наладить удаленный доступ к ней.

На что следует обратить внимание?

Когда подбирается исполнитель, важно понять до заключения договора, способен ли он их предоставить в надлежащем качестве. Для этого понадобится понять, какие в принципе предполагаются услуги и как эффективно использовать их в повседневной практике.

Типовые услуги аутсорсинговой компании заменяют следующее:

• Покупка лицензионного программного обеспечения.

• Повышение квалификации специалиста на различных платных семинарах.

• Контроль за своевременностью сдачи отчетности в ИФНС, ПФР, ФСС, Росстат.

• Составление документации согласно действующим нормативам.

Варианты сотрудничества

Если от вам требуется бухгалтер «здесь и сейчас», помогут современные технологии. Помимо телефонных консультаций у опытного специалиста, на практике все чаще осуществляется удаленный доступ к рабочей базе организации.

Также распространены следующие способы:

• Совместная работа на онлайн-ресурсе, куда открывается доступ через браузер (по логину и паролю). Здесь достаточно выдать учетные данные бухгалтеру, а вносить в программу информацию самим. Все остальное - за удаленным специалистом.

• Открытие удаленного доступа к программе, установленной на сервере фирмы.

• Разрешение вносить данные о хозяйственных операциях в ПО, когда в одной информационной базе ведется учет сразу нескольких клиентов (они никак не пересекаются, базы автономны).

Если подобные виды сотрудничества вас устраивают, найти партнера будет легко. При желании заказчика приходящий специалист начнет посещать его офис по заранее согласованному графику и работать на компьютерах компании (без выноса той или иной документации). Но крупнейшие фирмы по такой схеме практически перестали работать, т.к. их репутация позволяет доверять фирме любые коммерческие тайны.

Типовой прайс по бухгалтерии на аутсорсинге

В зависимости от перечня услуг компании можно судить о наличии в фирме компетентных специалистов, объемах и сроках выполняемых работ.

Типовой прайс бух обслуживания состоит из следующих пунктов:

• Сопровождение ИП, ООО с различными налоговыми режимами (УСН, ЕНВД, ЕСХН, ОСНО) и разделением по объему хозяйственных операций в месяц.

• Ведение бухучета при смешанной системе налогообложения.

• Восстановление бухгалтерского и налогового учета, корректировка отчетности.

• Составление промежуточного и/или остаточного баланса ИП, ООО.

• Консультации устные, письменные (в том числе по электронной почте или чатам).

• Выездная работа бухгалтера.

• Помощь по работе в программе 1С: Бухгалтерия или банк-клиенте.

Такое разделение позволяет нанять помощника бухгалтера и привлекать его по мере необходимости, а основную работу поручить специалистам в штате.

Какие обязанности можно поручить бухгалтеру на аутсорсинге?

Перед заключением договора часто обсуждается, какие именно обязанности бухгалтера будут переданы на исполнение. Помимо всех имеющихся в прайс-листе работ, подразумевается передача ответственности за отчетность перед надзорными органами, иногда партнерами по бизнесу.

По этой причине при публикации объявлений, что в аутсорсинговую бухгалтерскую компанию требуется новый сотрудник, обязательно учитывается наличие опыта работы с организациями различного типа. Это отчасти гарантирует, что специалист имеет навыки по сопровождению ИП, ООО, причем с различными налоговыми режимами.

Зарплата бухгалтера в аутсорсинговой компании целиком зависит от сделанной работы, поэтому аутсорсинговые компании всегда стараются «забирать» обязанности в полном объеме. Популярна услуга «главного бухгалтера», когда исполнитель является еще и представителем в налоговой службе, банках.

Как разобраться в рейтингах аутсорсинговых компаний?

При рассмотрении этого вопроса стоит задавать вопросы о наличии собственного программного обеспечения для ведения учета, какая применяется версия.

Еще важны в бухгалтерском учете аутсорсинговые технологии:

• Технология передачи и сохранности первичных документов (в бумажном виде или по электронным средствам связи).

• Гарантии обеспечения заявленного уровня обслуживания и способы компенсации при несоответствии квалификации требуемому уровню.

• Защита конфиденциальности коммерческих и персональных данных.

• Принятие ответственности за нарушения в законодательстве РФ.

Если вы ищете в аутсорсинговой компании специалиста со строго определенной квалификацией, то немаловажно, чтобы у исполнителя было несколько таких сотрудников, чтобы при отпусках, больничных было кем заменить основного сотрудника.

Принцип перевода бухгалтерии на аутсорсинг

Остается подготовить текущий учет для передачи, что подразумевает проведение аудита, часто с привлечением исполнителя.

Проще всего перейти на новую схему в начале отчетного периода, когда все предыдущие отчеты сданы. Исполнителю остается принять начальные остатки денежных и товарно-материальных средств (по базе) и продолжить вести учет. В процессе выявления недочетов всегда можно обратиться к первичной документации. Так, создается почва для сохранения одного из ключевых правил - непрерывности учета.