Что такое бухгалтерский аутсорсинг и чем он выгоден

Процедура ведения различных хозяйственных операций фирмы внешними компаниями уже стала привычной, поэтому вопросы о том, что такое бухгалтерский аутсорсинг возникают редко. Скорее выясняют, какое предприятие принесет больше пользы или предоставит на текущий момент наиболее качественные услуги.

В чем заключается смысл бухгалтерского аутсорсинга

Существует масса направлений, где привлеченные специалисты оказываются выгодными. Если требуется наладить бухучет с нуля, восстановить его или заместить на определенное время штатного работника, лучший выход – это бухгалтерский аутсорсинг. На практике такой подход экономически целесообразен.

В целом, понятия аутсорсинга и бухгалтерского аутсорсинга очень похожи:

·         Компания, оказывающая услуги, самостоятельно подыскивает опытный персонал.

·         В режиме ее работы отсутствуют такие понятия как отпуска, больничные.

·         Возможность привлечения практически любого количества персонала на разных этапах деятельности.

Благодаря этим преимуществам аутсорсинг бухгалтерского обслуживания становится привычным явлением. Вплоть до того, что все больше фирм еще на этапе разработки бизнес-плана учитывают использование аутсорсинга бухгалтерского сопровождения как основной метод ведения налогового и бухучета.

Какие виды бухгалтерского аутсорсинга бывают

При составлении договора дальнейшего сотрудничества обычно сразу обсуждают, в какой форме предоставляются услуги. При активном использовании современных технологий в работе бухгалтера практически исключены какие-либо ограничения по расстоянию между офисом бухгалтерской фирмы на аутсорсинге и заказчиком.

Практикуются следующие варианты аутсорсинга бухгалтерской отчетности:

·         Приходящий бухгалтер, полностью заменяющий штатный персонал.

·         Специалист, работающий с учетной базой через интернет (удаленно). Первичные данные о проведенных хозяйственных операциях в программу вносятся штатными сотрудниками.

·         Персональный консультант по телефону, к которому по необходимости обращается бухгалтер для разъяснения сложных вопросов.

·         Обучающие семинары, позволяющие повышать квалификацию сотрудников, более оперативно внедрять изменения, происходящие в сфере бухучета.

Еще аутсорсинг бухгалтерской деятельности разделяют по направлениям: кадровый и производственный учет, составление отчетности или внутренний аудит подготовленной документации (силами штата). Все упомянутые виды бухгалтерского аутсорсинга тесно взаимосвязаны и часто «переплетаются» при выборе оптимального способа обслуживания коммерческого предприятия.

Как работает удаленный бухгалтерский аутсорсинг

Если выбран удаленный способ финансового и бухгалтерского аутсорсинга, придется обеспечить техническую возможность для осуществления деятельности специалиста. При подключенном интернете это сделать легко, но ситуация зависит не только от постоянной связи. На аутсорсинг бухгалтерские документы передать можно лишь в электронном виде.

Разобраться, как работает бухгалтерский аутсорсинг проще, если поручить это тем же специалистам, что потом будут вести учет. Обычно речь идет о таких моментах:

·         Кто будет вносить первичные данные в учетную базу. Такую процедуру можно доверить начинающему специалисту в компании заказчика.

·         Чья программа для бухучета будет использоваться. Вариантов несколько – купить свое ПО и настроить удаленный доступ к нему, арендовать программу на период отчетности, предоставить возможность нанятому специалисту все делать самому.

Заключение договора с солидной компанией позволяет быстро понять, для чего нужен бухгалтерский аутсорсинг и как извлечь из него максимальную выгоду. При удаленном подключении пропадает зависимость от графика работы предприятия, праздничных или выходных дней. Специалисту учетная база доступна круглосуточно.

Востребованность бухгалтерского аутсорсинга для ИП

Наиболее популярен бухгалтерский аутсорсинг ИП, когда предприниматель принимает решение об отсутствии отдельной штатной единицы бухгалтера. Тогда весь учет отдается в управление обслуживающей компании. Если заказчик имеет определенный штат, то и в этом случае бухгалтерский аутсорсинг персонала будет выгоден.

Причин воспользоваться бухгалтерским аутсорсом для ИП несколько:

·         Снижение затрат на зарплату, налоги, страховые взносы.

·         Наем приходящего бухгалтера лишь на период отчетности (если применяется УСН, это один раз в год).

·         Минимальный контроль над работой специалиста, предприниматель получает уже готовый результат, без необходимости его перепроверки.

При заказе услуг учитывают, что бухгалтерский аутсорсинг статьи законодательства РФ соблюдает в полном объеме. Если происходят изменения в бланках, составе отчетности, все они сразу отображаются в работе.

Как определить, кому доверить бухгалтерский аутсорсинг

Надо взвесить все особенности бухгалтерского аутсорсинга, организовать внутреннюю работу компании таким образом, чтобы привлечение внешних специалистов обеспечивало весь спектр требуемых услуг. Здесь изучается прайс бухобслуживания, сроки подготовки отчетов, иные условия.

Чтобы определить, кому доверить бухгалтерский аутсорсинг, заостряют внимание на следующих моментах:

·         Срок работы обслуживающей компании на рынке бухгалтерских услуг.

·         Квалификация специалистов, работающих у исполнителя.

·         Наличие положительных отзывов (желательно известных брендов, пользующихся услугами конкретного предприятия).

Одним из ключевых вопросов может стать наличие у исполнителя собственного ПО для ведения учета. Ведь лицензионные версии программ имеют высокую стоимость, поэтому отказ от их покупки приведет к значительной экономии средств. На этом часто и ставится акцент при аутсорсинге бухгалтерских служб. Все современные программные продукты позволяют одновременно вести учет нескольких предприятий без риска «пересечения» тех или иных данных.

Есть ли риски у бухгалтерского аутсорсинга

Помимо прайса бухгалтерского аутсорсинга и наличия ПО у бухгалтера, часть клиентов оценивает, насколько можно доверять обслуживающей компании. Цифровые данные, что передаются им для обработки, являются коммерческой тайной. Да и учет иногда ведется в «двойном» режиме – для надзорных органов и внутреннего применения. К последнему стоит доступ ограничивать.

Подобные риски бухгалтерского аутсорсинга приводят к тому, что на рынке работают лишь заслужившие доверие фирмы, готовые гарантировать конфиденциальность данных. При заключении договора на обслуживание такой вопрос оговаривается отдельно, чтобы впоследствии не возникало лишних вопросов. Если речь о современном бухгалтерском аутсорсинге с удаленным доступом к информационным базам, владелец бизнеса должен позаботиться о настройке ИТ-инфраструктуры компании.

Существует масса программных средств для защиты, блокировки атак злоумышленников. Работа через защищенный канал в сети позволяет передавать коммерческую информацию через интернет, в том числе с шифрованием данных. Такой бухгалтерский аутсорсинг требуется любому предпринимателю.

Нужен ли бухгалтерский аутсорсинг ТСЖ и подобным мелким фирмам

Если крупные предприятия больше интересует грамотное и своевременное составление отчетности перед налоговой службой, внебюджетными фондами, Росстатом, то мелкие фирмы часто вынуждены обращаться за аутсорсингом бухгалтерской документации. В процессе ведения хозяйственной деятельности любая компания ведет документооборот, в том числе в бумажном виде.

Такого рода бухгалтерский аутсорсинг включает в себя:

·         Проверку достоверности и соответствия законодательным нормам бланков.

·         Возможность внесения/исключения расходов и прибылей в налоговую базу.

·         Правомерность тех или иных затрат.

В типовом предложении бухгалтерского аутсорсинга обычно присутствует обеспечение архивации документов для их последующего хранения (согласно установленным нормам). Востребованы услуги компаниями любого масштаба деятельности, те же компании ТСЖ бухгалтерский аутсорсинг используют дня снижения затрат на персонал.

Что важно в коммерческом предложении бухгалтерского аутсорсинга

Когда оценены всевозможные риски, рассчитаны выгоды от привлечения приходящего специалиста по бухучету, остается сделать выбор бухгалтерского аутсорсинга в пользу той или иной компании. Здесь важно научиться «читать» коммерческие предложения, где отображаются основные плюсы обслуживающего предприятия.

Обычно сравнивают, что входит в бухгалтерский аутсорсинг и что требуется заказчику от исполнителя:

·         Предоставление программного обеспечения для учета.

·         Возможность обслуживания удаленных филиалов/представительств.

·         Круглосуточный режим работы (с учетом часовых поясов разных городов).

·         Наличие достаточной квалификации в кадровом, производственном учете (смотря на какие работы планируется нанимать специалиста).

От всего перечисленного выше зависит эффективность бухгалтерского аутсорсинга, на этапе выбора компании-исполнителя эти моменты могут стать ключевыми в заключении договора. Грамотно и емко составленное коммерческое предложение на бухгалтерский аутсорсинг свидетельствует о большом опыте обслуживания. Понимание потребностей своих клиентов – один из важнейших принципов работы, позволяющий предоставлять на рынке квалифицированные услуги.

Применение бухгалтерского аутсорсинга в крупных компаниях

Если на услуги сторонних компаний обратило внимание крупное предприятие, то перед тем как заключать договор, стоит обсудить, с чего начать бухгалтерский аутсорсинг. На практике редко отдается весь объем работы, обычно речь идет о небольшом направлении или обслуживании отдельного филиала/подразделения.

Иногда выделяется услуга бухгалтерского аутсорсинга как вид предпринимательской деятельности, когда из организации выделяется отдельная компания, занимающаяся всем учетом «головной» фирмы. Юридически она отделяется, имеет собственный баланс, штат и т.д. Но организационно она продолжает функционировать внутри теперь уже холдинга. Такая форма бухгалтерского аутсорсинга по закону разрешена.

Благодаря бухгалтерскому и экономическому аутсорсингу головное предприятие может акцентировать внимание штатных специалистов на основной задаче – производственной или торговой. Разделение обязанностей приводит к рациональной трате ресурсов фирмы и улучшению качества ведения бухгалтерского и налогового учета.

От чего зависят расценки на бухгалтерский аутсорсинг

Последний этап выбора обслуживающей компании и составления договора заключается в оценке взаимодействия с бухгалтерским аутсорсингом. От стоимости услуг зависит их заказанный объем, рентабельность затеи с привлеченными специалистами.

Цена бухгалтерского обслуживания зависит от следующих факторов:

·         Типовой объем обрабатываемой первичной документации.

·         Количество юридических лиц в составе предприятия/холдинга, наличие различий в применяемых налоговых режимах.

·         Наполнение и размер штата, выделенных филиалов/подразделений.

Если речь идет о внутреннем бухгалтерском аутсорсинге на базе собственной фирмы, то сэкономить вряд ли удастся. Ведь на рынке имеется устоявшаяся схема оплаты, так что проще воспользоваться услугами сторонней компании. Расценки бухгалтерского аутсорсинга будут соотносимы, ведь ответственность за работу полностью возляжет на исполнителя.

Предпочтительным является выбор комплексного обслуживания. Отдельно взятые виды работ традиционно имеют большую стоимость, чем целый их перечень, выполняемый по заблаговременно составленному графику. Именно поэтому стараются заключить договор на длительное сотрудничество, предполагающее наличие существенных скидок по цене и иным условиям.