Чем дольше работает предприятие, тем выше вероятность возникновения ситуации, когда придется заказывать восстановление бухгалтерских документов. Если этого не сделать, компанию и ее владельца могут привлечь к ответственности. Особенно когда проводится налоговая проверка или иная инспекция со стороны надзорных органов.
Требуется восстановление бухгалтерских документов компаниям на любом налоговом режиме, с любой организационно-правовой формой, независимо от направления работы и масштаба деятельности фирмы. Причин, когда приходится осуществлять восстановление документов бухгалтерского учета, встречается несколько. Для каждого случая имеется решение по исправлению ситуации.
Чаще всего приходится сталкиваться со следующими вариантами развития событий:
Пожар или стихийное бедствие привело к уничтожению первичной документации.
Во время переезда в другой офис бумаги были потеряны (то же иногда происходит, если они вывозились на временное хранение в другое помещение).
Ведение бухгалтерского и налогового учета ранее передавалось аутсорсеру, а после расторжения договора тот не вернул часть документов.
Произошла порча счетов, чеков, договоров из-за выцветания чернил. Последнее на практике чаще относится к распечаткам на кассовых (фискальных) аппаратах.
Разобраться, как восстановить документы по бухучету, проще с привлечением к этому процессу компетентного специалиста. Есть 2 способа сотрудничества: перепоручить ему заниматься всем полностью или проконсультироваться, как оформить восстановление бухгалтерских документов.
Прежде чем браться за восстановление документов в бухгалтерии предприятия, стоит убедиться, что по всем утраченным бумагам действительно реально осуществить этот процесс. И еще – нужно ли это делать (чтобы не платить за лишнюю работу).
В процессе определения как восстановить бухгалтерские документы ищут, откуда их в организацию передали. В итоге, восстановление документов бухучета сводится к таким мероприятиям:
Бумаги, распечатанные ранее из информационных баз фирмы, заново печатаются и заверяются подписями и печатями. По ряду соображений на документах ставится отметка «дубликат».
С поставщиками и клиентами составляются акты взаиморасчетов, а из банков есть возможность заказать выписку по счетам.
Подаются запросы в налоговую службу, пенсионный фонд и страховую службу для получения данных по последним платежам.
Если делать все последовательно, восстановить документы для бухгалтерии получится полностью. А на их основании рассчитать точные результаты деятельности за весь период (здесь многое зависит от применяемого налогового режима и иных факторов).
Хоть у фирмы и есть возможность, когда нет документов восстановить бухгалтерский учет как он всегда велся, но перед организацией все равно остается ряд обязанностей. Речь идет о необходимости уведомления заинтересованных сторон, что позволяет избежать ответственности, например, за просрочку сдачи отчетов. Если этот момент проигнорировать, сроки для восстановления бухгалтерских документов будут ограничены выделенным для отчетности периодом.
Благодаря услуге бухгалтерского сопровождения восстановление документов станет простой процедурой. Ведь опытный специалист знаком с процессом и проводил его много раз, причем для организаций различного типа. Если уже есть договор аутсорсинга, можно подать запрос на восстановление бухгалтерских документов до момента заключения (часто это в интересах аутсорсера, т.к. ему все равно придется разбираться в нестыковках предыдущих результатов деятельности фирмы).
Когда фирма проводит разбирательство, как восстановить утраченные бухгалтерские документы, часто возникает вопрос: «а нужно ли это делать?». Иногда создается ложное впечатление, что легко обойтись без этого, но практика показывает, что стоит полностью подготавливать дубликаты на все бумаги.
Чтобы сразу перейти к работе над тем, как восстановить утраченные бухгалтерские документы, стоит проанализировать вероятные риски:
Отсутствие данных о фактически начисленной и выплаченной заработной плате способно привести к «вопросам» от налоговой и внебюджетных фондов насчет размера платежей по налогам и страховым взносам.
Неполная информация о результатах работы исключает возможность нормально отчитаться перед инвесторами, учредителями.
В случае проверки со стороны ИФНС отсутствие первичной документации создаст проблему перерасчета налоговой базы.
Есть еще масса примеров, когда восстановить утраченные бухгалтерские документы выгоднее, чем потом разбираться с последствиями этого. Стоит заказать восстановление бухгалтерских документов при утрате у компетентного специалиста.
Особенно важно дело восстановления бухгалтерских документов для предприятий на общей системе налогообложения. Для них первичная документация способна уменьшить налоговую базу, обеспечить верный расчет износа основных средств и т.д.
Если бухгалтерские документы не подлежат восстановлению, то компания рискует:
Утратить данные об убытках прошлых лет, которые можно было бы перенести на текущий период.
Внести путаницу в расчете амортизации ОС.
Потратить много времени на разбирательства с ПФР, ФСС и ИФНС насчет размера реально начисленной заработной платы.
Этот список можно продолжать долго, поэтому вопрос, как восстановить утерянные бухгалтерские документы стоит поднимать при первой же возможности. Чем активнее ведется деятельность, тем важнее провести восстановление утраченных документов бухгалтерского учета как можно быстрее.
Если имеются сомнения в верности своих действий, стоит заказать консультацию по восстановлению бухгалтерских документов. Компетентный специалист подскажет, что нужно делать, какие виды документации можно оставить без дубликатов. Еще он обозначит сроки восстановления при утрате бухгалтерских документов, что позволит вовремя их предоставить для обработки.
В ряде случаев вместо дубликатов можно обойтись составлением актов сверки. Подобный подход актуален, когда достаточно выяснить точные данные о результатах хозяйственных операций на определенную дату. Так, сгоревшие на пожаре бухгалтерские документы восстановлению подлежат полностью, но обычно занимаются лишь теми из них, какие требуется хранить длительное время (вроде кадровой документации).
Когда компания заявляет о том, что сгорели бухгалтерские документы, восстановление их обеспечивается исключительно силами самой фирмы. Если штатные работники имеют недостаточную квалификацию, то стоит привлечь к этому аутсорсинговую компанию.
Аутсорсеры, оказывающие услуги по восстановлению бухгалтерских документов в Москве, отмечают, что все больше коммерческих предприятий принимают меры для предотвращения утраты первичной документации. Один из путей – переход на документы в электронном виде с ЭЦП (электронной цифровой подписью). Они равнозначны бумаге по юридической значимости и восстановление утерянных бухгалтерских документов с ними сводится к программным мерам.
Есть еще ряд мер, помогающих исключить создание проблемных ситуаций:
При аутсорсинге бухучета передавать исполнителю лишь копии документов.
После ввода данных о хозяйственных операциях документация помещается в архив (дальнейшая работа ведется исключительно с «цифрами в базе»).
Простейшие правила позволяют избавиться от вопроса, как восстановить бухгалтерии потерянные документы. Другой вопрос, если произошло непредвиденное событие вроде возгорания, затопления. На это владелец фирмы повлиять никак не может, поэтому, как восстановить бухгалтерские документы после пожара или потопа все равно придется выяснять.
Оптимальное решение для исправления ситуации – заключить договор с аутсорсинговой компанией, предоставляющей услуги в этом направлении. Опытные специалисты точно знают, как восстановить утерянные документы по бухгалтерии и избежать какой-либо ответственности за это.
При желании они окажут консультационную помощь в восстановлении бухгалтерских документов или полностью возьмут на себя представительские функции. Ведь процедура требует переговоров со всеми поставщиками, клиентами, надзорными органами (ИФНС, ПФР, ФСС). Везде надо правильно оформить запросы на предоставление выписок, актов сверки, других документов, подтверждающих хозяйственные операции.
При грамотном отношении к вопросу легко наладить совместную работу сотрудников из штата и приглашенных специалистов. Подобный подход целесообразен при большом количестве документов, когда рутинные операции возлагаются на штатных работников, а наиболее сложные моменты решают с помощью более квалифицированных специалистов.
Остались вопросы? Мы Вам перезвоним!
Подпишись на наши акции и скидки!
Услуги для ведения бизнеса. Вы занимаетесь бизнесом - мы Вам помогаем!
Copyright © Все права принадлежат ООО "Ригби" и защищены 2013-2024
