Как подать отчет по новой форме 4-ФСС за 3 квартал в 2018 году

В связи с вступившими в силу изменениями законодательства отчет 4-ФСС за 3 квартал 2018 года, как и за остальные отчетные периоды этого года, придется сдавать на бланках новой формы. Чтобы избежать ошибок, стоит провести дополнительное обучение своих штатных бухгалтеров или обратиться за консультационной поддержкой или услугами по ведению бухгалтерского учета в профильную компанию.

Что изменилось в отчетах 4-ФСС?

Главным нововведением формы стало то, что отчет 4-ФСС в 2018 году будет значительно сокращен. Ведь администрирование всех взносов на обязательное социальное страхование по случаям временной нетрудоспособности, как и в связи с материнством, на 1 января 2018 года передано ИФНС (Приказ №382 от 26.09.16, изданный ФСС РФ).

Изменится как форма отчета 4-ФСС в 2018 году, так и порядок расчета взносов, который относится к страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных болезней. Перемены произойдут по следующим направлениям:

• из новой формы 4-ФСС был исключен раздел I;.

• перевод отчетности на налоговую службу не освобождает от требования сдавать ее в установленные сроки (можно уточнить по календарю бухгалтера);

• если деятельность не ведется, но у компании имеется штат работников, то сдается нулевая отчетность 4-ФСС 2018 года (на тех же бланках, что и сдаются расчеты). Также рекомендуется дополнять ее сопроводительным письмом с пояснением причин отсутствия начисления взносов.

Перед заполнением бланка стоит сначала скачать отчет 4-ФСС на 2018 год с примером, из которого будет понятно, в какие графы и что надо вносить. Если есть сомнения в корректности оформления отчетности, следует поручить эту процедуру опытному бухгалтеру на аутсорсинге.

Как составляется отчетность формы 4-ФСС в 2018 году?

Бланки для ручного составления отчета перед ФСС в новом формате можно найти как на сайте самой страховой службы, так и в комплекте документации правовых систем КонсультантПлюс или Гарант. При этом надо убедиться, что используется актуальная версия программ. Иначе есть риск, что отчет 4-ФСС за 1 квартал 2018 года будет составлен неправильно. А за это предусматривается административная ответственность в виде штрафа за некорректно поданные данные.

Происходит заполнение отчета 4-ФСС 2018 года следующим образом:

• титульный лист состоит из следующих данных: регистрационный номер фирмы, код подчиненности, номер корректировки, полное наименование компании, шифр страхователя, номер телефона, количество листов с расчетами;

• расчет включает в себя 6 таблиц, заполняемых в соответствии с наличием данных о начисленных и уплаченных страховых взносах.

Заполнить форму разрешается на компьютере или на бумажном носителе шариковой ручкой печатными буквами. Если какой-то из показателей отсутствует, то в этой графе ставится прочерк. Корректор применять запрещается, ошибки надо аккуратно зачеркивать, а уже потом писать верное значение (разборчиво). Чтобы обойтись без переделок, достаточно скачать новый отчет 4-ФСС 2018 года, заполненный для примера демонстрационными данными.

Возможность автоматизации заполнения формы 4-ФСС

Чтобы максимально упростить себе сдачу отчетности в федеральную службу социального страхования, индивидуальные предприниматели и организации используют программное обеспечение, способное автоматически создавать нужные документы. Благодаря такому подходу за 9 месяцев 2018 года отчет 4-ФСС можно будет сдать так же легко, как годовой или квартальный. Вполне достаточно своевременно внести исходные данные и обеспечить передачу готового документа в надзорный орган.

Можно воспользоваться программой, разработанной самой службой страхования, скачать ее можно на сайте ФСС. Там присутствуют локальная и сетевая версии, позволяющие при желании автоматизировать одно или несколько рабочих мест. Если возникают вопросы, как заполнить отчет 4-ФСС 2018 года, стоит обратиться за консультацией к специалисту, имеющему достаточную квалификацию. При отсутствии таковых в штате рекомендуется обратиться к помощи бухгалтера на аутсорсинге.

Сроки сдачи отчетности в ФСС

В зависимости от того, как составляется отчетность 2018 года формы 4-ФСС, сроки сдачи могут различаться. Такая возможность прописана в п.9 ст. 15 №212-ФЗ, где также имеется описание способов сдачи документов.

Так, законодательством предусмотрены определенные правила:

• отчеты составляются по итогам 1 квартала, полугодия, 9 месяцев и календарного года;

• в бумажном варианте крайним сроком является 20 число месяца, следующего за отчетным периодом. За 3 квартал 2018 отчетность 4-ФСС (9 месяцев) потребуется сдать в течение 20-х чисел октября;

• для электронного способа предоставляется 5 дополнительных дней, крайний срок смещается к 25 числу месяца, следующего за отчетным периодом.

На бумаге заполнение отчета 4-ФСС в 2018 году допускается лишь теми работодателями, в штате которых числится до 25 человек. Все остальные компании обязаны пользоваться электронным способом. Как заполнять отчет 4-ФСС 2018 года в программах знают все бухгалтеры, прошедшие обучение. Если же нет, можно воспользоваться консультациями сторонних специалистов.

Как сдается нулевой отчет 4-ФСС в 2018 году?

При отсутствии фактической деятельности у компании форма отчета 4-ФСС 2 квартала 2018 года или каких-либо других отчетных периодов практически та же, что при наличии страховых взносов. Как сделать отчет 4-ФСС 2018 года, можно проконсультироваться у профессионалов или воспользоваться соответствующей программой, в алгоритме которой заложена процедура формирования нулевой отчетности.

Можно в качестве образца скачать нулевой отчет 4-ФСС 2018 года с заполненными для примера полями. Но при этом в обязательном порядке надо убедиться, что пример заполнения отчета 4-ФСС 2018 года соответствует текущим требованиям законодательства. Пример нулевого отчета 4-ФСС 2018 года дает возможность составить свой отчет в кратчайшие сроки, если предприниматель почти просрочил срок его сдачи.

Ответственность за нарушения в отчетности перед ФСС

Если отчет 4-ФСС за 4 квартал 2018 года или иной период будет сдан с просрочкой, то должностные лица, виновные в этом, могут быть привлечены к ответственности в виде штрафа. Так, отчет 4-ФСС за последний квартал 2018 года надо сдать до 20 или 25 числа января 2018 года (в зависимости от способа). Если отчетный период 4-ФСС 1 квартал  2018 года, то передается до 20/25 апреля.

Предусмотрены следующие правила взыскания штрафных санкций:

• 5% от суммы начисленных взносов – если компания не представила отчет;

• совокупный штраф не может превышать 30% от суммы взносов;

• 200 рублей оплачивается за просрочку.

Чтобы избежать наказания, заполнение формы отчета 4-ФСС 2018 года рекомендуется автоматизировать. Тогда при «забывчивости» бухгалтера формирование отчета займет не так уж и много времени. Так будет проще соблюсти правила заполнения отчета 4-ФСС 2018 года, т.к. при своевременном обновлении программы в ней будет использоваться актуальная форма бланка.

Наиболее выгодным вариантом может стать привлечение приходящего бухгалтера, за счет чего экономятся средства на заработную плату штатного специалиста, на оплату отпуска, организацию рабочего места, а также на приобретение лицензионного программного обеспечения.