Что такое аутсорсинг бухгалтерских услуг?

Процесс, при котором компания передает сторонним исполнителям ведение документации и составление отчетности либо полностью, либо частично, называется аутсорсингом бухгалтерских услуг. Отрасль появилась около семи лет назад, и за это время оценить преимущества такого подхода успело много компаний.

Бухгалтерские услуги на удаленке – что это, зачем нужно

Аутсорсинг – это передача сторонней организации ряда обязательств компании, которые не являются основными. Так, сталелитейное предприятие не может передать на аутсорс процессы обработки руды и выпуска проката, самостоятельно занимаясь только бухгалтерией. Ведь если оно так сделает, то это будет означать смену основной деятельности.

Что такое аутсорсинг бухгалтерских услуг? Это передача работ по составлению документации посторонней компании или одному специалисту. И компания, и специалист должны заниматься этим профессионально.

Встречаются и случаи, когда подобное нововведение оказывается нерентабельным. Это связано не столько с особенностями аутсорсинга бухгалтерских услуг, сколько со спецификой бизнеса: не всем такое подходит.

Зачем фирмам аутсорсинг бухгалтерских услуг:

• уменьшить расходы;

• передать дела компетентному специалисту;

• сделать бизнес более гибким;

• уменьшить количество работников;

• избавиться от необходимости держать офис;

• чтобы проще работать с филиалами и подразделениями;

• если компания иностранная.

Иностранные предприятия практически всегда выбирают аутсорсинг бух услуг, так как менеджеры, открывая филиал в другой стране, не знакомы с нормами местного законодательства.

Самостоятельно выяснять все его особенности – трудоемкое и энергозатратное дело, поэтому передать на аутсорс бухгалтерские услуги оказывается гораздо выгоднее.

Плюсы аутсорса

Нужно понимать, для чего нужен аутсорсинг бухгалтерских услуг, чтобы правильно его применить. Без рассмотрения ключевых преимуществ и недостатков тут не обойтись. Чем метод хорош:

1.Практически всегда внедрение метода приводит к уменьшению расходов, ведь больше не нужно содержать бухгалтерский отдел в штате. На рынке присутствуют разные предложения аутсорсинга бухгалтерских услуг, поэтому можно найти самый выгодный вариант.

2.Нет сотрудников – нет отпусков, больничных, декретов и других подобных моментов, в неподходящее время способных привести организацию к крупным штрафам в связи с отсутствием финансиста на месте.

3.Независимо от личного отношения к аутсорсингу бухгалтерских услуг, все аналитики сходятся в том, что уровень подготовки у специалистов в специализированных бух. конторах обычно более высокий, чем у штатных финансистов компании. Причина проста: целевая деятельность компании способствует тому, чтобы все сотрудники быстрее развивались именно в этом направлении, а не просто выполняли рутинную работу. Занятые в сфере аутсорсинга бухгалтерских услуг статьи закона, которые регулируют нововведения, обычно знают гораздо лучше.

4.Не нужно распыляться. Руководству больше не приходится заботиться о том, чтобы хорошо работала бухгалтерия. Достаточно заплатить средства по договору, а поставщик услуги сам все сделает.

Минусы аутсорса

Существуют и определенные риски при аутсорсинге бухгалтерских услуг:

1.Если требуется постоянный контроль работы финансового отдела, проводить его будет затруднительно. Специалисты, занятые вашей компанией, далеко, и проверять, все ли они делают правильно, на расстоянии не так удобно.

2.Еще одна проблема аутсорсинга бухгалтерских услуг заключается в том, что финансисты общего профиля могут не разбираться в тонкостях производственных процессов или ведения дел в вашей компании. Вследствие этого возможны ошибки или недочеты.

3.Бурное развитие аутсорсинга бухгалтерских услуг привело к тому, что на рынке присутствует множество компаний. Но не все из них качественно работают. Сотрудничать стоит только с надежными фирмами, на поиск которых придется потратить время и силы (как и на бухгалтера в штат).

4.Технология аутсорсинга бухгалтерских услуг несколько отличается от привычного взаимодействия с финансовым отделом, поэтому придется потратить время на налаживание комфортного рабочего процесса. В ряде случаев даже приходится выделять отдельного сотрудника, который занимается только контактами с поставщиком бух. услуг.

Что входит в аутсорсинг бух. услуг?

В наши услуги аутсорсинг бухгалтерских услуг входит наравне с другими видами консалтинговой и финансовой деятельности.

Услуга аутсорсинга бухгалтерских услуг может предоставляться на разных условиях. Вы можете получить полное сопровождение предприятия и сети филиалов, а можете передоверить только составление определённого вида отчетности, например плановой, для контролирующих органов.

Основные задачи, которые входят в перечень бухгалтерских услуг аутсорсинга, обычно следующие:

• Обработка и ведение первичной документации. Это рутинный процесс, включающий приведение в порядок всех накладных, счетов-фактур, товарных чеков, выписок из счетов, платежных поручений, расчетных и приходных ордеров и подобных бумаг. Их важно не только своевременно и правильно обработать, но еще и соответствующим образом упорядочить, прошить и сохранить, поместив в соответствующий нормам закона архив.

• Создание первичного регистра бухучета. Регистры нужны, чтобы систематизировать сведения из первичной документации. Именно они являются основой для формирования отчетности.

• Автоматизация учета. Обычно именно этот пункт входит в коммерческое предложение аутсорсинга бухгалтерских услуг. Автоматизация облегчает работу бухгалтеров и повышает ее качество. Но нормы закона по этому вопросу постоянно совершенствуются, появляются новые отчеты. Поставщик услуг удаленной бухгалтерии обязан быть в курсе всех нововведений по закону.

• Составление и сдача отчетности. Обычно аутсорсинг бухгалтерских услуг для ТСЖ, других НКО и коммерческих предприятий малого бизнеса включает и этот пункт. Документы фирма передает в контролирующие органы, как правило, почтой или по интернету.

Как выбрать фирму для ведения отчетности дистанционно?

Передавая на аутсорсинг бухгалтерские и юридические услуги, нужно тщательно все взвесить. Правильно выбранная фирма поможет сделать нововведение эффективным, а неправильная сведет все плюсы к минимуму. На что смотреть:

• Репутация. Это основной момент. Даже если на аутсорсинг бухгалтерских услуг прайс представляется высоковатым, иногда лучше переплатить и получить идеальные финансовые документы.

• Наличие договора, предусматривающего вопросы конфиденциальности и страховки.

• Возможность получить консультацию по важным вопросам: совмещение с аутсорсингом бухгалтерских услуг консалтинга.

• Гибкие расценки аутсорсинга бухгалтерских услуг.

• Продажа услуг бухгалтерского аутсорсинга компанией предполагает, что ее представители будут представлять вас в гос. органах.

• Возможность аудита и налоговой оптимизации.

• Наличие бухгалтерской онлайн-системы.

Как совершить переход на аутсорс?

Нередко о регистрации ООО и аутсорсинге бухгалтерских услуг будущие руководители задумываются практически одновременно. Такой переход совершить относительно просто. Сложнее дела обстоят, если компания уже долго работает, сложились привычные схемы.

1.Проанализируйте внутреннее положение дел. Целесообразно ли обращаться в стороннюю компанию для перевода бухгалтерии? Возможно, проблема не в неэффективности своих бухгалтеров, а в неправильной организации работы: несвоевременном предоставлении бумаг в финансовый отдел, неравномерной нагрузке сотрудников.

2.Перед принятием решения рекомендуется сравнить разницу в оплате услуг своему финансисту и удаленному. Лучше всего составить таблицу и сравнить разницу при переводе на аутсорсинг бухгалтерских услуг.

3.Разработать контракт на аутсорсинг бухгалтерских услуг для малых предприятий или внимательно ознакомиться с предоставляемым поставщиком услуг.

Особенности контракта на аутсорсе

Договор об аутсорсинге бухгалтерских услуг дистанционно – это подвид договора об оказании услуг. Рекомендуется особенно внимательно отнестись к следующим моментам:

• полный список услуг;

• сроки реализации работы;

• способы предоставления результатов;

• ответственность сторон;

• вопрос ценообразования при аутсорсинге бухгалтерских услуг;

• условия расторжения и возможность пролонгирования.

Описывая бухгалтерские консультации и услуги на аутсорсинге максимально подробно и ясно, вы избавите себя в будущем от возможных проблем. Следует стремиться к простым формулировкам, которые не допускают двоякого толкования.

Закон не регулирует срок для такого договора. Следует отдельно обратить внимание на способы передачи информации при расторжении. В договоре можно прописать не только ведение текущей документации, но и возможность восстановления учета, если по каким-то причинам он не велся на протяжении длительного срока.

Работа с бухгалтером дистанционно

Что нужно для аутсорсинга бухгалтерских услуг дополнительно? Нужно будет выстраивать схему работы с удаленным сотрудником или несколькими.

Первым делом необходимо передать аутсорсинговой компании всю нужную документацию:

• договоры купли и продажи;

• бумаги о поставках и услугах;

• приказы;

• регулирующие основные средства документы;

• прочие важные бумаги.

Необходимо составить реестр всех документов, которые вы передаете компании-исполнителю. После сдачи квартальной или годовой отчетности все эти бумаги должны быть с описью вам возвращены. Прайс бухобслуживания включает в себя работу с документацией.

Аутсорсинг бухгалтерских услуг в мире стремительно развивается, поэтому у разных компаний методы взаимодействия с клиентами могут немного различаться.