Периодически возникающие периоды кризиса вынуждают организации задумываться над уменьшением бюджета, и одним из привлекательных вариантов является бухгалтерия на аутсорсинге. Передача части рабочих функций сторонней компании позволяет избавиться от необходимости нанимать работника, платить за него налоги, страховые взносы.
Помимо экономии средств, есть еще различия аутсорсинга бухгалтерии и бухгалтерии в штате. Речь идет об организации процесса финансового учета, обработки документации и составления отчетности для налоговой инспекции, внебюджетных фондов. Для владельца бизнеса эти отличия могут оказаться критичными.
Так, бухгалтер на аутсорсе имеет следующие преимущества:
· Нет никаких отпусков или больничных.
· Повышение квалификации лежит на его плечах.
· Возможность работы в удаленном режиме со «свободным графиком».
Решать, что лучше – бухгалтер в штате или на аутсорсинге, стоит после анализа всех выгод и недостатков. Если первых явно больше, то решение очевидно - надо подготовить свою бухгалтерию к передаче приходящему специалисту. Применяется аутсорсинг бухгалтерии на предприятиях разных организационно-правовых форм и направлений деятельности.
Подобрать фирму аутсорсинга бухгалтерии легко, достаточно заострить свое внимание на ключевых моментах. Перед заключением договоров анализируют как стоимость, так и условия обслуживания. Из основных деталей, которые важны для плодотворного сотрудничества, отмечают следующие:
· Какова репутация обслуживающей фирмы на рынке услуг.
· Предоставляется ли тестовый период, позволяющий провести объективную оценку, что лучше: аутсорсинг или бухгалтер в штате.
· Изучить текст договора с участием компетентных юристов.
В приоритете аутсорсинга вашей бухгалтерии должны быть варианты с оптимизацией налоговой нагрузки, представительством в ИФНС, предварительным аудитом бухгалтерии и гарантией конфиденциальности данных, предоставляемых сторонней компании для обработки. В ряде случаев передают лишь часть нагрузки, где явно наблюдаются «провалы».
Так, оформление производственных и торговых операций доверяется штатному работнику с минимальной компетенцией, а аутсорсинг бухгалтера по зарплате передается фирме, в которой есть специалист соответствующей квалификации.
Обращаются за услугами обслуживающих компаний по различным причинам. Проблемы бухгалтерии аутсорсинг позволяет разрешить лишь в случае грамотного выбора фирмы, где гарантированно имеется квалифицированный персонал.
Организуется бухгалтерия на аутсорсинге для ИП или ООО в следующих случаях:
· Восстановление бухгалтерского учета из-за халатной работы своего бухгалтера.
· Планируется снижение затрат на содержание финансовой службы.
· Снизить вероятность рисков выявления ошибок в отчетности после сдачи в ИФНС.
· Постоянное или временное отсутствие работника в штате.
Сразу отдать бухгалтерию на аутсорсинг стоит при запуске нового предприятия, чтобы на старте деятельности обойтись минимальными затратами на организацию учета. Причем схема может сохраняться и в дальнейшем. Подобный подход используется и для придания объективности полученным финансовым результатам.
Иногда стараются нанять бухгалтера на аутсорсинге для проведения аудита, проверки честности своих работников, заподозренных в преднамеренном искажении информации о проводимых хозяйственных операциях. В таком случае наем осуществляют на небольшой промежуток времени, пока проводится проверка документации.
Понять, что требуется аутсорсинг бухгалтера проще по текущим отчетам. Если ИФНС предъявляет претензии по документации или налоги чрезмерно возросли, то явно нужны услуги компетентного специалиста. Прибегают к сторонней помощи и в случаях, когда в бухгалтерском и/или налоговом учете обнаруживаются ошибки, требующие тщательного разбора ситуации.
Если разобраться, как работает аутсорсинг бухгалтерии, появляется возможность гибко управлять затратами на обеспечение финансовой службы. Так, предпочитают обращаться к приходящим специалистам следующие компании:
· Новые фирмы, начинающие деятельность в направлении, где сложно рассчитать все риски.
· Действующие предприятия при открытии новых филиалов/подразделений, которые имеют обособленный учет.
· Небольшие фирмы, часто в организационно-правовой форме ИП.
В ряде случаев выгоден централизованный аутсорсинг бухгалтерии, если деятельность удаленных офисов/филиалов контролируется в единой точке, где располагается головная организация. Данные легко передаются через интернет или с помощью программного обеспечения с настроенным удаленным доступом. Последнее часто организуется на базе облачных технологий, позволяющих обеспечивать минимальные затраты на создание централизованной бухгалтерии на аутсорсинге.
Одним из приоритетных направлений работы внешних компаний является независимая оценка деятельности коммерческих фирм. Для аутсорсинга бухгалтерии аудит считается начальным этапом перехода на плодотворное сотрудничество. Перед заключением первой сделки, в процессе изучения прайса бухобслуживания, все равно приходится проверять качество ведения учета, подготавливать план мероприятий по исправлению ситуации.
Если учет в торговой/производственной деятельности наладить относительно просто, то с персоналом работать заметно сложнее. Здесь надо учитывать длинный список по расчетам налогов, страховых взносов, иных данных, сдаваемых в надзорные органы. И аутсорсинг бухгалтерии кадров становится «палочкой-выручалочкой» для предприятия. Если при подобных работах постоянно возникают ошибки или задержки, тогда нужен аутсорсинг бухгалтерии с привлечением компетентных специалистов.
Когда составляется договор на обслуживание, оговаривают функции исполнителя вроде обязанностей главного бухгалтера, целого штата рядовых специалистов. От этого зависит перечень оказываемых услуг, их стоимость, количество предоставляемых для работы сотрудников.
Текущие обязанности бухгалтера на аутсорсинге можно разделить на следующий ряд работ:
· Планирование, ведение бухгалтерского учета, контроль его состояния.
· Проверка документов, сверка с внесенными в информационную базу данными.
· Управление расчетным счетом в банке клиента (через приложение Клиент-Банк).
Владельцу бизнеса остается понять, как контролировать бухгалтерию на аутсорсинге и оперативно вмешиваться в случае необходимости. Если выбирается онлайн аутсорсинг бухгалтерии, мониторинг обычно осуществляется через интернет, аналогично ведению самого учета. На практике аутсорсинг бухгалтерии основан на облачных технологиях, что позволяет легко настраивать удаленный доступ к базам данных. Так обслуживают как локально расположенные компании, так и филиалы, размещенные в других городах.
Когда бухгалтерия находится на аутсорсинге, редко задумываются о рациональности сотрудничества с той или иной компанией. Но фирма, предоставляющая услуги «дешево и без очереди», может оказаться представителем низкоквалифицированных специалистов, а заказчик подойдет к порогу необходимости восстановления бухучета.
Чтобы понять, как выбрать бухгалтера по аутсорсингу, следует тщательно проанализировать все предложения на рынке. Наиболее важны моменты:
· Предоставление заказчику исключительно достоверной информации, в том числе исключение асимметрии.
· Своевременное составление отчетности перед ИФНС, ПФР, ФСС, Росстатом.
· Быстрое устранение недочетов, когда часть работы осуществляется силами штатных специалистов.
Понять, кто чего стоит, проще, если внимательно изучить отзывы о компаниях: кто, когда обратился к аутсорсингу бухгалтерии, каковы были результаты сотрудничества. Заодно можно изучить основные проблемы заказчиков, которые тоже лишь начинают вникать, что такое бухгалтерия находится на аутсорсинге.
Перед тем как перевести бухгалтерию на аутсорсинг, надо подготовить текущий учет к работе сторонних специалистов. В зависимости от текущей ситуации в организации может понадобиться тщательный аудит или восстановление бухгалтерского, налогового учета с подачей отчетов, содержащих корректировочные данные.
Прежде чем найти бухгалтера на аутсорсинге, стоит нанять компетентных специалистов и с их помощью провести независимую оценку состояния бухучета. Можно обратиться к тем, кто пользуется аутсорсингом бухгалтерии, они через этот этап ранее проходили. А в ряде случаев компания, оказывающая услуги аудита, может предоставить и бухгалтера с опытом удаленного обслуживания.
Если осуществляется интернет аутсорсинг бухгалтерии, то дело часто ограничивается проверкой корректности внесения данных в информационную базу предприятия (той же 1С: Бухгалтерия 8). Будет ли вменяться в обязанность удаленному специалисту обработка первичной документации – это вопрос договоренности. Ввод данных можно поручить штатным работникам.
Когда определяется, стоит ли аутсорсинг бухгалтерии поручить той или иной компании, оценивают риски, затраты на оплату услуг. Но иногда приоритетным оказывается вопрос рациональности найма штатного бухгалтера. Например, аутсорсинг бухгалтерии по ТСЖ обычно единственно разумный вариант.
Практически любая мелкая фирма, где каждый сотрудник «на счету», нуждается в таком помощнике как приглашенный бухгалтер. Тем более прайс бухгалтерии на аутсорсинге обычно подходит по цене и при маленьких прибылях. Есть и еще выгоды:
· Нет риска остаться без сотрудника в период отчетов (из-за больничного, отпуска или увольнения).
· Отсутствуют накладные затраты на зарплату, страховые взносы, налоги (расходы на аутсорсинг бухгалтера обычно исключают из налогооблагаемой базы).
Сюда же стоит добавить наличие налаженных связей с налоговыми органами, надзорными инстанциями. Благодаря чему легко решать «недоразумения» относительно просрочек или выявления искаженных данных (по ошибке, халатности).
Среди «мелких компаний», имеющих потребность в бухгалтерских услугах, встречаются организации, работающие исключительно в онлайн-пространстве. Востребованность аутсорсинга бухгалтерии для интернет магазинов высока. В них часто работает весьма ограниченное количество сотрудников, в штате просто нет места «лишним» работникам.
Чем меньше компания, тем аутсорсинг лучше бухгалтера в штате. Здесь не придется платить заработную плату за «выход на работу», стоимость услуг зависит исключительно от объема фактически выполненных операций. Обслуживающей фирме такой вариант тоже выгоден, один сотрудник может привлекаться к ведению учета сразу нескольких фирм.
Функционирование интернет-магазина легко основать исключительно на аутсорсинге – от создания и обслуживания портала до составления финансовой отчетности. Если у фирмы имеется «локальное» представительство, оно мало меняет ситуацию, платить аутсорсеру все равно выгоднее. В случае временной заморозки деятельности достаточно остановить действие договора до момента возобновления работы.
Остались вопросы? Мы Вам перезвоним!
Подпишись на наши акции и скидки!
Услуги для ведения бизнеса. Вы занимаетесь бизнесом - мы Вам помогаем!
Copyright © Все права принадлежат ООО "Ригби" и защищены 2013-2024
