Чем так привлекателен аутсорсинг бухгалтерского учета?

Некоторые нововведения в бизнесе приживаются не сразу, вот и аутсорсинг бухгалтерского учета первое время владельцы предприятий восприняли с сомнением. Все привыкли к тому, что всегда есть свой бухгалтер, который «сидит и считает», и неохотно доверяли вопросы ведения документации посторонним специалистам. Со временем руководители компаний осознали все плюсы такого подхода, теперь этот способ вести дела считается одним из самых экономичных, выгодных и удобных.

Виды удаленного бух. учета

Что такое аутсорсинг бухгалтерского учета? Это способ передать всю бухгалтерию или некоторые ее части на удаленное обслуживание. В настоящее время эта услуга является одной из наиболее востребованных среди представителей среднего и малого бизнеса. Для таких компаний, обычно не использующих методы налоговой оптимизации, ведение многочисленных бумаг – это существенная нагрузка.

Решение, которое позволяет максимально сосредоточиться на текущих бизнес-процессах, — это аутсорсинг.

Аутсорсинг бух. учета, согласно статистике, позволяет сократить таким компаниям издержки на ведение документации в 3-6 раз. Это связано с тем, что нет необходимости нанимать на полную ставку специалиста, который большую часть времени не будет занят ничем важным.

Понятие аутсорсинга может включать в себя несколько вариантов сотрудничества:

• подготовка отчетной документации;

• ведение текущей отчетности;

• полное обслуживание по всем видам отчетов, включая ежедневные документы для внутреннего использования и многочисленные ежемесячные, квартальные и другие для контролирующих органов.

Выбор услуг аутсорсинга бухгалтерского учета зависит от формы налогообложения и специфики предприятия. Он обусловлен количеством отчетности, внешней и внутренней, которая требуется компании.

Когда стоит задуматься о передаче бух. обслуживания на аутсорсинг?

Каждая компания, начиная от ИП и заканчивая крупными холдингами, нуждается в ведении отчетности. Аутсорсинг в сфере бухгалтерского учета может потребоваться в следующих ситуациях:

• при создании компании – нужно сразу доверить кому-то ведение бумаг, нельзя запускать этот процесс;

• для «нулевой» фирмы – даже при отсутствии деятельности нужно сдавать отчетность, ее отсутствие карается штрафами;

• при малом количестве сотрудников – проще организовать контроль бухгалтерского учета на аутсорсинге, чем нанимать отдельного специалиста;

• при сокращении большого количества сотрудников – аналогично;

• при небольших доходах – аутсорсинг персонала дешевле, чем штатный работник;

• оптимизация расходов – аналогично;

• при создании филиалов и подразделений – дорого нанимать отдельного специалиста для каждой небольшой структурной единицы;

• при отсутствии офиса – в настоящее время полный аутсорсинг  не является новинкой, как и работа всего офиса, целиком построенная по принципу удаленки. Существуют приверженцы такого подхода, выпущено немало книг, содержащих исчерпывающие рекомендации относительно того, как организовать подобные компании.

Распределение ресурсов при передаче бухгалтерского учета

Существует несколько преимуществ от внедрения аутсорсинга в системе бухгалтерского учета. Рассмотрим их подробнее. Одно из самых очевидных – это сокращение затрачиваемых на бухучет ресурсов. Связано это с тем, что исчезают следующие затраты:

• на подбор и работу штата профессиональных работников;

• на повышение квалификации и переобучение сотрудников;

• на участие в профильных семинарах и консультациях, связанных с постоянным обновлением способов ведения финансовой документации в России;

• на рабочее место сотрудников-финансистов, на оргтехнику, мебель и систему хранения документации;

• на специализированное бухгалтерское ПО;

• на справочную литературу;

• на налоги и социальные платежи за финансовых сотрудников.

Конечно, аутсорсинг бухгалтерского учета на практике подразумевает и расходы на подписание контракта с обслуживающей компанией.

Но подсчеты показывают, что сумма по вышеперечисленным расходам обычно превышает прайс бухобслуживания у специализирующихся на этой услуге компаний.

При аутсорсинге бухгалтерского учета экономия обеспечивается за счет того, что фирма, которой вы доверяете работу, специализируется именно на ней. Все документы будут составлены гораздо быстрее. Многие задачи обучения и повышения квалификации сотрудников, на решение которых каждый владелец предприятия тратит деньги, здесь расходуются экономичнее за счет большого количества сотрудников одной специализации.

Человеческий фактор при аутсорсинге

К проблемам при аутсорсинге учета никак нельзя отнести человеческий фактор. Компания не зависит от одного специалиста с ограниченными знаниями, который может внезапно заболеть, не выйти на работу и не подготовить отчетность к нужному сроку.

Более того, если ваш штатный финансист не удовлетворен условиями труда и желал бы большего вознаграждения, он может начать работать «спустя рукава». С аутсорсингом в области бухгалтерского учета такого не происходит: если договор заключен, то компанию-поставщика услуг эта сумма устраивает.

Есть и другие плюсы:

• Автоматизированный процесс подготовки документации и проверки ее на наличие ошибок. Специальное ПО, которое может оказаться слишком дорогостоящим для небольшого бизнеса, крупному бух. предприятию позволяет экономить огромное количество времени и усилий бухгалтеров, что приводит к повышению эффективности их работы.

• Высокий профессионализм сотрудников. Такие компании имеют огромный опыт в подборе персонала с соответствующей квалификацией. Если человек не справляется, он не будет работать в подобной компании, так как руководству его некомпетентность будет сразу заметна.

Нередко к аутсорсингу бухгалтерского учета вопросы стоят в области детального знакомства с законодательной базой. Владельцам бизнеса может потребоваться индивидуальная консультация с компетентным специалистом. Если свой финансист часто не имеет нужного уровня подготовки, то в аутсорс-компании всегда найдется сотрудник с требуемым уровнем компетенции.

Риски и ответственность при удаленном бух. учете

Аутсорсинг бухгалтерского учета возник более 7 лет назад, но первое время эта отрасль набирала обороты очень медленно, так как риски в этой области были мало изучены. Многие опасались доверять свою отчетность сторонним организациям, без наличия общепринятой практики в этом вопросе.

В настоящее время риски минимальные:

1.Юридическая ответственность. Ошибки в отчетах не всегда обнаруживаются налоговиками сразу. Бывает, что это происходит через год-два. Кого привлекать к ответственности? Возложить вину на бухгалтера в компании в ряде вопросов очень трудно. Если человек уволился, это и вовсе практически невозможно. Но если это находится в сфере ответственности юридического лица, то вопрос решается крайне просто. Получается, что бухгалтерский учет как аутсорсинг является наименее рискованным.

2.Страхование рисков. Эта услуга пользуется большой популярностью среди пользователей. При аутсорсинге если что-то пойдет не так, то компания платит существенную неустойку.

Мировая практика удаленного бухгалтерского учета

Аутсорсинг ведения управленческого учета – популярная практика не только в России, но и во всем мире. Множество компаний, среди которых есть и мировые корпорации, с целью оптимизации бюджета передают подобные виды работ на удаленку.

Так, услуги, например, использует шведский бренд ИКЕА. У этого холдинга множество филиалов и подразделений в разных странах мира, и нанимать везде сотрудников для ведения бухгалтерии компания не стремится. Согласно опубликованным данным, ИКЕА сотрудничает более чем с 2500 компаниями, предоставляющими услуги удаленно.

Финская компания Нокиа тоже очень много усилий прилагала к тому, чтобы оптимизировать различные операции. Компания использовала аутсорсинг бухгалтерского и иного учета, чтобы сократить расходы на функционирование.

Доводы против передачи бух. задач на аутсорсинг

После стольких бочек меда самое время проанализировать, не содержит ли для фирмы предоставляющие услуги ведения бухгалтерского учета одну-другую ложку дегтя? Определенные сложности возможны в ряде случаев:

• Если в вашей компании документация по персоналу и важным параметрам ведется неправильно, то такие бумаги сторонняя компания может и не принять. Переход на удаленный аутсорсинг может быть затруднен.

• При наличии опытного и компетентного бухгалтера в штате, который знаком со всеми тонкостями непростого документооборота компании, может оказаться, что работать с ним проще и выгодней. В ряде случаев все же выгодней использовать своего сотрудника.

От чего зависит цена на удаленные бухгалтерские услуги?

Конечная стоимость продукта зависит от того, что входит в аутсорсинг бухгалтерского учета. Всем компаниям нужны разные услуги. Кто-то не готов отказаться от ведения документации целиком, а желал бы передать только часть работы.

Перечень услуг может включать в себя:

• Совершение платежей.

• Ведение кассовой отчетности.

• Обработку первичных документов.

• Контроль правильности расчетов с партнерами и контрагентами.

• Ведение отчетности и ее сдачу в контролирующие органы.

• Составление финансовой отчетности.

Если вы приняли решение, то компания расскажет о том, как принять бухгалтерский учет на аутсорсинг. Операция будет включать в себя некоторые особенности, которые будут зависеть от деятельности и системы налогообложения.