Аутсорсинг бухучета в России: выбор исполнителя

Все большее количество компаний подумывают об оптимизации расходов на неосновную деятельность, поэтому аутсорсинг бухучета в России стремительно набирает популярность. Вопрос качества дистанционных услуг стоит довольно остро, поэтому важно тщательно выбирать компанию, которой можно доверить ведение своей отчетности. Рассмотрим основные критерии, по которым стоит выбирать фирму-исполнителя.

Репутация фирмы по бухучету

Известность и репутация аутсорсинговой компании по бухучету – это основной параметр при выборе. На рынке подобных услуг присутствует немало организаций, начавших работу еще на заре появления самого понятия удаленной бухгалтерии. За годы работы они приобрели существенный опыт, поэтому могут продемонстрировать отличные результаты.

Огромное количество деклараций и отчетов, которое подготовили эти компании, говорит само за себя. Высокое качество услуг аутсорсинга налогового и бухучета позволяет таким компаниям набирать клиентов за счет отзывов и рекомендаций.

В России немало хорошо работающих аутсорсеров бухучета, поэтому конкуренция среди компаний имеется. Если фирма сумела выделиться своими высокими стандартами - значит, ей можно доверять.

Можно ли передать бухучет на аутсорс совершенно новой компании, которая еще не имеет солидной репутации? Преимуществом такой фирмы обычно бывает меньшая стоимость услуг. Здесь рекомендуется проявить осторожность. Не помешают любые рекомендации, в том числе на персонал и руководство компании.

Тестовый период у аутсорсера

В бухучете услуги аутсорсинга обычно предлагают с небольшим тестовым периодом. Если ваша компания никогда ранее не передавала документацию на удаленную обработку, эта возможность позволит понять, подходит ли вам такой метод работы.

Чтобы принять решение об аутсорсинге бухучета, обычно устанавливается примерно месяц тестового периода. За это время можно выяснить следующее:

• подходит ли удаленный учет вашему бизнесу;

• насколько качественно компания выполняет свою работу;

• удобно ли налажено сотрудничество с клиентом.

Оплата в течение этого срока с клиента не взимается или берется в неполном объеме. Не все компании, занимающиеся аутсорсингом бухучета в России, могут себе позволить такое: нужна некоторая финансовая подушка и уверенность в своих силах. Высокий показатель конверсии клиентов из тестового периода в постоянных – еще один хороший признак.

Составление договора на аутсорсинг

Переход бухучета на аутсорсинг обязательно сопровождается подписанием договора с оказывающей услуги компанией. В нем должны быть указаны важные моменты:

• обязательства заказчика;

• обязательства исполнителя;

• вопросы по передаче документации для обработки;

• вопросы, связанные с оплатой услуг;

• конфиденциальность;

• ответственность за нарушение сроков;

• возможность и способы досрочного расторжения договора.

На аутсорсинг в бухучете договор обязательно должен включать эти пункты. Если исполнитель не прописывает какие-то пункты в соглашении, то не считает их важными. Это может привести к нарушению обязательств и отсутствию ответственности за это или к сложности разрешения ситуаций, связанных с прекращением сотрудничества или возвратом важных бумаг.

Регулируется аутсорсинг бухучета статьями закона точно так же, как и любое другое сотрудничество. В отличие от работы со штатным бухгалтером, которого, в случае ошибки, невозможно привлечь к ответственности, компания отвечает за свою работу в полной мере. Это касается компенсации ущерба и других моментов.

В ряде случаев перечень услуг аутсорсинга по бухучету включает в себя страхование клиента. Это позволяет дополнительно защититься от ошибки специалиста. Если по вине аутсорсера вам выпишут пени и штрафы, они будут компенсированы.

Аутсорсинг и конфиденциальность

Вопросы, связанные с соблюдением конфиденциальности при аутсорсинге бухучета на предприятиях, следует выяснять в особом порядке. Это одно из самых важных требований. Если сторонняя компания занимается обработкой ваших документов, она будет в курсе всех происходящих у вас дел.

Обычно соглашение о коммерческой или деловой тайне заключается дополнительно к договору, но в ряде случаев все его условия прописаны в нем самом. Не имеет значения, работаете ли вы через аутсорсинг персонала в бухучете или аутсорсинговую компанию. Если документацией занимается отдельный специалист, а не юридическое лицо, риски существуют те же.

В аутсорсинге бухучета бухгалтер или фирма-поставщик услуг должны гарантировать следующее:

• неизменность всех полученных данных и бумаг;

• отсутствие доступа к полученным от вас документам для третьих лиц, не занимающихся на аутсорсинге бухучетом в фирме, являющейся исполнителем;

• сохранность документов и последующую их передачу обратно.

Цены на бухобслуживание

Все моменты, связанные с расценками бухучета на аутсорсинге, нужно выяснять для себя еще «на берегу». Предполагается, что такой метод ведения дел поможет сэкономить, и , действительно, в абсолютном большинстве случаев так и происходит.

Основа подхода к аутсорсингу бухучета на практике, максимально позволяющая сэкономить – это гибкость тарифов. Клиент платит только за те услуги, которые заказывает. Компания идет навстречу и предлагает разные варианты ценообразования, учитывая интересы заказчика.

Прайс бухобслуживания включает в себя только то, что вам нужно. Так, если вам необходимы услуги сдачи отчетности и обработка первичной документации, то вы не будете платить за кадровый учет.

Факторы, от которых зависит расчет бухучета на аутсорсинге:

• налоговый режим клиента;

• количество хозяйственных операций;

• количество работников;

• нужно ли обрабатывать первичную документацию;

• сезонность деятельности;

• календарь отчетности организации;

• необходимость предоставлять интересы в контролирующих органах;

• дополнительные моменты, влияющие на количество работы по учету.

Обратите внимание, что сдача отчетности в органы далеко не всегда входит в пакет обслуживания. Если входит, то нужно позаботиться и о том, чтобы были доступны дополнительные услуги:

• подать уточненку;

• составить пояснительную записку по требованию органов;

• выполнить другие дополнительные на аутсорсинге проводки по бухучету.

Опытная компания соглашается представлять интересы клиента не только в общении с налоговиками, но и с исполнительными органами или в суде.

Дополнительные услуги и компетенции аутсорсера

Когда встает задача по бухучету на аутсорсинге, то нередко требуется не только обработка основной документации и составление отчетов, но и дополнительные услуги:

• экспресс-аудит в начале работы;

• налоговая оптимизация.

Важно, чтобы выбранная компания была в состоянии справиться с этими вопросами.

Экспресс-аудит – это когда фирма делает некоторое знакомство с имеющейся отчетностью. Специалист по учету быстро разберется, в хорошем ли состоянии документы компании. Хорошо, если это сделает тот же человек, кто ведет бухучет на аутсорсинге для вашей компании. Процедура позволит самому исполнителю оценить сложность работы, ведь если есть запущенные участки учета, то по ним потребуются дополнительные работы.

Обычно аудит занимает примерно половину рабочего дня. Можно оставить на него заявку перед тем, как заключать соглашение. Исполнителю это позволит продемонстрировать на аутсорсинге пример бухучета.

Налоговая оптимизация подразумевает применение законных способов для уменьшения налоговой нагрузки. Так, выбор оптимальной системы налогообложения тоже относится к этой области. Исполнитель может порекомендовать, как вести бухучет аутсорсинга наилучшим образом.

Контроль работы аутсорсера

На этапе выбора компании контроль работы аутсорсера заключается в том, чтобы убедиться, что в фирме работают компетентные специалисты. На аутсорсинге кто отвечает за бухучет, тот и определяет качество работы. Спросите о компетенциях сотрудников фирмы-исполнителя. Это могут быть узкие специалисты с огромным опытом или профессионалы широкого профиля. Стаж имеет значение.

Опытный исполнитель подскажет, как организовать бухучет при аутсорсинге, если вам требуется не только подготовка отчетности, но и сложные операции, такие как возврат НДС, участие в тендерах и госзакупках, оформление международных сделок и так далее.

Обычно компании с удовольствием рассказывают, какие должности в аутсорсинге по бухучету заняты высоко компетентными специалистами: ими гордятся, поэтому не скрывают.

Еще один аспект контроля работы компании – возможность онлайн-доступа к бухгалтерии по своей организации. Это может понадобиться не для того, чтобы узнать, как ведется бухучет аутсорсинговых компаний, а с практической целью: для получения информации незамедлительно.

Хорошие представители аутсорсинга бухучета для ИП и организаций обычно предоставляют интерфейс такого доступа к данным. Организация работы через облако не является запредельно сложным процессом, поэтому уважающая себя компания это обеспечит без проблем.

Кратко о выборе компании

Кратко об аутсорсинге бухучета можно сказать следующее. Выбирать компанию нужно по таким принципам:

1. Фирма была создана не пару дней назад, у нее есть хорошая репутация.

2.Вам с готовностью предоставляют тестовый период.

3.Договор содержит все необходимые пункты, покрывающие риски.

4. Конфиденциальность оговаривается отдельно.

5.Доступны дополнительные услуги, специалисты компании имеют разнообразные компетенции. Так, если вам нужен аутсорсинг бухучета ТСЖ, они знакомы с его особенностями.

6.Ценообразование гибкое и разумное.

7.Компания в состоянии работать с контрольными органами, представляя ваши интересы.

8.Данные по вашей бухгалтерии доступны в онлайн-режиме через облако.