Как подается в ФСС отчет по форме 4-ФСС в 2017 году

Приказом федеральной страховой службы №381 от 26.09.2016 г. утверждена новая форма бланка, используемая для предоставления отчета 4 ФСС в 2017 году. За 2016 год бухгалтеры могут отчитываться по старой форме, а с первого квартала 2017 года надо использовать только новые бланки.

Состав отчетности по форме 4-ФСС

В Интернете легко скачать информацию относительно нововведений по отчетности для ФСС, так что при наличии штатного бухгалтера можно обойтись собственными силами. В случае же отсутствия опытного специалиста стоит обратиться в профильную компанию.

В отчете 4-ФСС предусматривается приведение расчетов по начисленным и уплаченным страховым взносам. Речь идет о следующих взносах по работникам:

• пособия по временной нетрудоспособности:

• выплаты, связанные с материнством:

• надбавки за травматизм.

Отчет состоит из 14 таблиц, из которых обязательные к заполнению номера 1, 3, 6, 7 и 10, тогда как 2, 3.1, 4, 4.1, 4.2, 4.3, 5, 8 и 9 оформляются лишь при наличии соответствующих данных. За 4 кв. 2016 года еще допускается старая форма, а уж в следующем календарном году с 1 квартала придется позаботиться об освоении заполнения новых бланков.

Что изменилось в форме отчетности 4-ФСС?

Если внимательно изучить образцы оформленных отчетов разных периодов, можно найти массу различий в бланках. Основное из них заключается в том, что с 2017 года для ФСС надо предоставлять данные только по взносам на травматизм. Все остальное передается в налоговую службу. Новый бланк можно скачать с официального сайта службы, где его выложили в общий доступ еще 17.10.2016 года. В законную силу он вступил с 28 числа того же месяца.

Бухгалтеру предприятия достаточно заполнить раздел 2, если «оглядываться» на старую форму бланка. Сведения о нетрудоспособности теперь включаются в единый расчет для ИФНС. Несмотря на сохранение названия формы 4-ФСС, его название стало следующим: «Расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, также по расходам на выплату страхового обеспечения». Это указывает на основное предназначение обновленной формы – отчитаться по выплатам и взносам по несчастным случаям на производстве и профессиональным заболеваниям.

Какие организации должны сдавать отчетность по форме 4-ФСС?

Обязанность подавать отчетность в федеральную страховую службу есть у всех компаний, регулярно или хотя бы разово выплачивающих вознаграждения по трудовым и некоторым гражданско-правовым договорам. Такая норма прописана в законе №212-ФЗ, а именно в ч. 1, 3 ст. 5, ч. 1, 2 ст. 7, ч. 9 ст. 15.

Требования распространяются на фирмы независимо от выбранных ОКВЭД или системы налогообложения. Полный перечень типов организаций выглядит так:

• юридические лица;

• индивидуальные предприниматели;

• нотариусы и адвокаты;

• физические лица без регистрации ИП.

Сюда же стоит отнести филиалы и подразделения крупных (сетевых) компаний. Но для них обязанность производить расчет по взносам и сдавать отчетность существует лишь по тем сотрудникам, кто нанимался непосредственно в конкретном филиале. Как сделать вычисления, обеспечить своевременную подачу данных – по этим вопросам необходимо консультироваться только у компетентных специалистов. А еще лучше перепоручить эту процедуру приходящему бухгалтеру (опытные сотрудники на аутсорсинге сегодня выгодны по многим причинам).

Сроки сдачи отчетности в ФСС и ПФР

Расчеты по начисленным и уплаченным пособиям подаются практически одновременно в ФСС и ПФР. Потому и составляются они практически в один период, что позволяет для проведения работ над отчетностью привлекать в организацию внештатных специалистов. Формы 4-ФСС и РСВ-1 подаются строго до определенной даты, после чего предприятию может быть выставлен штраф.

Периодичность сдачи отчетов выглядит так:

• 1 квартал;

• полугодие;

• 9 месяцев;

• по истечении календарного года.

В ФСС данные представляются не позднее 15 числа календарного месяца, следующего за кварталом. В Пенсионный фонд срок немного «смещен», т.к. позволяет сдавать отчетность до 15 числа второго календарного месяца, следующего за отчетным периодом. Это имеет отношение к «бумажной» документации. Еще с 2015 года организации с численностью наемных сотрудников более 25 человек обязаны подавать данные через Интернет.

Если речь идет об электронной форме заполнения бланков, то срок сдачи здесь увеличен до 25 числа (ФСС) и до 20 числа (ПФР) соответствующих месяцев. Это особенно удобно по истечении календарного года, ведь из-за длительных выходных остается минимальное время на формирование отчетов. Прежним остался лишь срок перечисления взносов - их необходимо перечислить до 15 числа.

Стоит ли качать образец для заполнения формы 4-ФСС?

Начиная с момента вступления в законную силу первой редакции отчета по форме 4-ФСС, произошло несколько кардинальных изменений. Поэтому надо быть внимательным с получением образца заполнения в Интернете. Так, в отчетность за 9 мес. 2016 года была добавлена новая таблица 6.1, используемая для тех работодателей, которые направляют своих работников в другую организацию.

Еще появились отличия:

• на титульном листе необязательно вписывать сотрудниц в декретном отпуске;

• данные об инвалидах перенесли с титульного листа в раздел 2;

• переделана форма таблицы номер 6.

Сюда же стоит отнести требование указывать в строке 17 табл. 1 и табл. 7 информацию о задолженности, не подлежащей взысканию по решению суда по истечении срока исковой давности. До начала 2017 года может быть принят еще ряд нововведений, так что не стоит торопиться со скачиванием бланка для отчета в орган соц. страхования, его состав, да и его внешний вид может тоже измениться.

Как быстро сделать отчет по форме 4-ФСС?

Чтобы повысить скорость составления отчетности по форме 4-ФСС и исключить ошибки, часто приводящие к штрафным санкциям, владельцу фирмы доступно несколько разных вариантов развития ситуации. Первый способ заключается в приглашении компетентного внештатного бухгалтера, который самостоятельно подготовит документы, в том числе и в электронном виде.

Второй вариант предусматривает использование программного обеспечения, созданного в рамках поддержки предпринимателей (его скачивают по необходимости с официального сайта ФСС). Программа имеет название «Подготовка расчетов для ФСС». В его функции входит следующий перечень задач:

• заполнение отчетов в формах 4-ФСС и 4а-ФСС;

• печать расчетов на подключенном к компьютеру принтере;

• выгрузка расчетов в файлы формата XML;

• шифрование файлов XML с их передачей через защищенный шлюз;

• просмотр квитанций по расчетам, переданным в ФСС.

На сайте представлены локальная однопользовательская и сетевая версии программного продукта. Там же размещены инструкция пользователя и классификатор адресов КЛАДР в запакованном виде. Разобраться в установке и настройке может любой пользователь, так что здесь можно обойтись без приглашения технического специалиста.

Куда и как отправить отчет по форме 4-ФСС?

Порядок сдачи отчетности предполагает четкое понимание, в какие сроки надо готовить документацию, куда отправить ее бумажный или электронный вариант. Существует три варианта подачи расчетов:

• лично в отделение ФСС по месту регистрации предприятия. Способ хорош, когда требуется какая-либо консультация. Ее можно получить от сотрудников службы;

• передача отчета по электронным каналам (из программы «Подготовка расчетов для ФСС»). Есть небольшая вероятность передачи документа с ошибками, но на этот случай можно отправить его заблаговременно, убедиться по телефону в его приеме и по необходимости повторить процедуру;

• отправка по электронной почте. Обычно это делается в виде файла XML.

Последний способ - наименее надежный. Здесь многое зависит от человеческого фактора: письмо банально могут «случайно» удалить или оно заблокируется антивирусом (попадет в папку «СПАМ»).

В случае обнаружения ошибок как со стороны работодателя, так и от службы ФСС, есть возможность отправить корректировочную отчетность любым из предложенных способов. Но итоговая дата обязательно должна быть до указанного в законе конечного срока. Иначе организация может быть привлечена к ответственности.