Как составить отчет для ФСС об иностранцах в 2018 году

Отчёт в ФСС об иностранцах в 2018 году подавать обязаны все компании, в которых работают такие специалисты. Отдельные нюансы подачи сведений об иностранцах отличаются от общей системы, которая принята для российских граждан. Бухгалтер предприятия либо сам ИП, если он занимается оформлением деклараций, должен знать эти отличия и правила, чтобы соблюдать их и не вызывать претензии со стороны контролирующих организаций.

Как составляется отчёт об иностранцах в 2018 году

Существуют разные категории иностранцев, которые могут работать в разных организациях на территории РФ. Они делятся на сотрудников, которые просто получили вид на жительство и право на работу в РФ, и высококлассных специалистов. При оформлении последних потребуется отправить такому специалисту приглашение на въезд в страну и контракт на работу. Во всех случаях работодатель обязан позаботиться о том, как оформить для приглашённого работника зарплату, отпускные, выплаты в случае временной нетрудоспособности и другие, которые полагаются по закону.

1. Если приглашается сотрудник такой категории из-за рубежа, затраты на его оформление и суммы выплат больше, чем в случае найма гражданина страны, на территории которой расположено предприятие.

2. Когда фирма нанимает сотрудника, уже прибывшего в страну из другого государства и получившего вид на жительство, обладающего правом работать, его наём не отличается от найма гражданина своей страны и не предполагает дополнительных затрат.

3. Предприятие, в штате которого работает иностранец, обязано осуществлять выплаты в ФСС и в ПФР согласно установленным правилам. Каждая компания и так это делает, но после приёма в штат иностранного гражданина потребуется соблюдать дополнительные принципы оформления.

Принципы оформления отчётов об иностранцах в ПФР

Согласно закону, который вступает в силу с 2018 года, вместо сборов и отчётов в ПФР и ПСС организации начнут отправлять Единый страховой социальный сбор. Он будет уплачиваться с той же периодичностью: за первый квартал, за полгода, за девять месяцев и за год. Если мы говорим про ЕССС для иностранных граждан, то принципы оформления те же самые, но другие коэффициенты. Конкретный коэффициент зависит от гражданства работника, условий его приёма на работу и того, какие документы у него оформлены в РФ. Более подробно о коэффициентах и связанных с ними закономерностях бухгалтер может бесплатно узнать на сайтах ФСС и ПФР, а также специализированных форумах.

Когда в компании работает иностранец или несколько иностранцев, данные по ним проходят отдельным блоком, так как действуют другие правила подсчёта сумм пенсионных и страховых взносов.

Если ИП или ООО планирует нанять на работу высококвалифицированного специалиста из другой страны, руководству желательно быть готовым к большим затратам и осознанно идти на такой шаг.

Сроки подачи отчётов об иностранцах в ФСС

С апреля 2018 года действует закон, согласно которому отчёты о пенсиях и страховых выплатах отправляются фирмой в соответствующие органы не за первый, второй или 03 квартал, а ежемесячно. Увеличение частоты отправки таких документов приводит к дополнительной нагрузке на бухгалтерские структуры, но регулярное оформление отчётов обязательно, чтобы не нарушать закон.

Крайним сроком отправки документов в ФСС и ПФР является 10 число следующего за отчётным месяца, если это не выходной день. Планируется, что после вступления в силу закона о ЕССС сроки подачи документов не поменяют.

Как подаётся отчёт об иностранцах в ФСС

При оформлении расчётной ведомости для иностранца заполняются соответствующие графы этой ведомости. В строке 16 указывают сумму средств, фактически переведённых в Фонд. В строке 17 – сумму страховой задолженности, которая была списана страхователем. В строке 19 – сумму задолженности по страховым взносам, которая ещё не выплачена работнику.

Чтобы избежать проблем с налоговыми и социальными органами, желательно вовремя и в полном объёме осуществлять страховые выплаты, соблюдая правила составления отчётности и выбора КБК (кода бюджетной классификации). Внимание проверяющих структур к соблюдению прав иностранных граждан повышенное, по этой причине фирме стоит вести себя так, чтобы соблюдение ею подобных правил не вызывало сомнений.

Сегодня компании переходят на электронный формат подачи справок, деклараций и других документов в различные структуры. Такая возможность доступна для всех предприятий. Но если фирма имеет штат менее 25 человек, то она может подать декларацию и в бумажном варианте. Если же количество сотрудников больше, то закон не разрешает подавать бумажные документы, придётся сдать их в формате Ексел. Для отправки отчётностей стоит применять только специализированные каналы, созданные государственными структурами для этой цели.

Кто должен подавать отчёт об иностранцах в ФСС

Аттестацией рабочих мест и составлением отчётов для ФНС и ПФР занимается или сам руководитель, когда в компании работает мало сотрудников, либо бухгалтер. При наличии хотя бы одного сотрудника в штате компании составление отчётов для указанных фондов обязательно для любых организаций, вне зависимости от гражданства работника. Такие отчёты обязаны предоставлять фирмы, работающие на ОСНО, ЕНВД или УСН. Закон не освобождает никакие категории предприятий от необходимости делать социальные выплаты и отчитываться об этом.

Как грамотно оформить и подать отчёт об иностранцах в ФСС

Законодательство в области составления отчётов и налоговых документов часто меняется. Мы видим это на примере появления новых правил отправки сведений о пенсионных и социальных выплатах. Если бухгалтер хочет узнать, сколько экземпляров каждого документа нужно отправить и какой присвоить регистрационный номер документу, полезно проверять актуальную информацию, которая обновляется на соответствующих онлайн-ресурсах. Конкретные правила составления документов регламентируют, какие графы и каким образом нужно заполнить, а где поставить прочерки. Прочитав описание процесса заполнения специализированных документов, которые касаются трудоустройства иностранцев, бухгалтер выполнит эти действия за короткое время.

Если предприятие небольшое, оно не всегда имеет в штате бухгалтера. В этом случае владельцу компании приходится самостоятельно составлять и отправлять отчёты и декларации. Но сделать всё по правилам сложно, тем более когда в фирме работают иностранные граждане, для которых предусмотрен иной порядок оформления многих отчётов.

Чтобы решить подобную задачу, бизнесмен может не нанимать бухгалтеров в штат, а обратиться за услугами удалённой бухгалтерии. В ней работают несколько специалистов, которые помогут заполнить и отправить декларации и другие документы, уложившись в отведённый законом срок. При этом такие бухгалтеры следят за изменениями в правилах и сроках подачи документов, поэтому к фирме не будет дополнительных вопросов или претензий, связанных с задержками. Ещё один аргумент в пользу подобного решения в том, что владелец бизнеса платит удаленным бухгалтерам только за конкретные услуги, которые они оказывают. Это помогает избежать переплат, получив при этом достойный уровень бухгалтерского обслуживания.