Предоставление обязательной документации, в частности, отчета в ПФР по кварталам, является неотъемлемой частью законного и прозрачного ведения бизнеса. Предприниматели и представители организаций обязаны соблюдать регламент согласно НК РФ. Отчетность состоит из результатов страховых и пенсионных отчислений, которые и указываются, когда сдается отчет по ПФР. Чтобы начисленные налоги не были слишком большие, нужно своевременно подтверждать основной вид деятельности в Фонде социального страхования и представлять справку о среднесписочной численности сотрудников. Только в таком случае отчетность по взносам в ПФР будет именно такой, как вы и рассчитывали.
Что такое пенсионная отчетность?
Независимо от того, есть у предпринимателя сотрудники или нет, он автоматически при регистрации ИП или ООО становится на учет в Пенсионный фонд. Однако количество отчетов в ПФР по договорам ГПХ напрямую зависит от величины штата. Пенсионные отчеты сдают только те компании, которые платят заработную плату физлицам — сотрудникам, оформленным по трудовому договору или патенту. Поскольку в 2017 году произошли некоторые изменения в отчетности по ПФР, ИП без работников не должны предоставлять документацию в ПФР.
Подача персонифицированного учета в Пенсионный фонд является частью социальной политики государства. Расчет будущей пенсии каждого сотрудника происходит именно благодаря отчетности в ПФР по заработной плате. После передачи документов один экземпляр остается у работодателя. Если у работника, вышедшего на пенсию, возникают вопросы с ПФР о назначении размера выплат, он всегда может обратиться в архив фирмы, где поднимут и представят в виде копии отчеты по кадрам в ПФР по конкретному человеку. Таким образом, пенсионная отчетность необходима для:
• ведения прозрачного бизнеса;
• начисления стажа для подчиненных;
• формирования будущей пенсии сотрудников.
На первом месте стоит именно прозрачность отчетности в ПФР по людям. Пенсионный фонд со всей строгостью относится к неплательщикам пенсионных и страховых взносов, может применять административное наказание. Количество необходимых отчетов напрямую зависит от того, есть ли у предприятия сотрудники и сколько их. Если вы новичок и не знаете, что такое отчет в ПФР по обособленным подразделениям, лучше воспользоваться услугами компании по оказанию бухгалтерской поддержки бизнеса. Это позволит без проблем вести предпринимательское дело, зная, что с документацией нет никаких проблем. К вам не нагрянет неожиданно проверка из-за несданного заявления по отчетности в ПФР.
Виды отчетов в ПФР
Прежде, чем узнавать, какие отчеты нужно готовить в пенсионный конкретно вашему бизнесу, нужно иметь на руках ряд важных документов. Сообщение об открытии счета в банке направляется в фонд в течение 5 дней после получения счета для отчета в ПФР по бюджету. Сообщение об изменении реквизитов передается в орган, если вы поменяли счет, куда перечисляются страховые и пенсионные отчисления. Если произошла переплата по взносам, предприниматель вправе потребовать уплаченные излишки назад, сдавая отчет в ПФР по совместителям. Существует несколько видов отчетности в Пенсионный фонд:
• СЗВ-М;
• СЗВ-СТАЖ;
• ДСВ-3.
Форма СЗВ-М является относительно новой для налогоплательщиков и нацелена главным образом на контроль занятости пенсионеров в составе отчетов в ПФР по ГПХ. Дело в том, что с 2016 года пенсионеры, которые получают различные выплаты в рамках трудовых или гражданско-правовых договоров и исчисление страховых взносов, не имеют право на индексацию суммы страховых пенсий по старости. Поэтому и сдается отчет ПФР по гражданско-правовому договору ежемесячно. В СЗВ-М указывается ФИО, СНИЛС и ИНН каждого работника.
За предоставление персонифицированного учета отвечает форма СЗВ-СТАЖ. Бланк отражает сведения о застрахованных лицах — сотрудниках ИП или ООО. Законодательством установлены данные, которые должны быть отражены после изменения в отчете по ПФР:
• СНИЛС;
• ФИО;
• дата приема на работу;
• дата увольнения;
• периоды деятельности;
• суммы пенсионных взносов;
• иная информация.
РСВ-1 полностью отображает начисленные и уплаченные взносы о застрахованных лицах. С 2017 года форма видоизменилась и перешла под администрирование налоговой. После изменения отчетов по ПФР за 2 квартал предприятия могут уплачивать дополнительные страховые взносы. Это возможно, если такая обязанность установлена приказом, трудовым договором или же работник сам изъявил желание удерживать из его заработной платы дополнительные взносы. При этом стоимость отчета по ПФР не меняется.
Изменения в отчетности ПФР
Главным нововведением 2017 года стала смена администратора страховых взносов, впрочем, претерпел изменения и сам бланк. Теперь сведения о начисленных и уплаченных взносах, в том числе в отчете по льготникам в ПФР, нужно предоставлять в ИФНС. Новая форма называется Единый расчет по страховым взносам. Этот документ заменяет сразу три бланка, сдаваемых ранее в Пенсионный фонд — РСВ-1, РСВ-2, РСВ-3. Еще год назад сведения о персонифицированном учете были включены в РСВ-1. После тестирования отчетов по ПФР для этого выделили отдельный документ — СЗВ-СТАЖ.
Таким образом, данные о самих отчислениях ушли под руководство налоговой службы, а сведения о застрахованных лицах остались за ПФР. Несмотря на то, что бланк теперь один, он значительно превышает количество страниц отчетности в ПФР по льготным профессиям и состоит из:
• титульного листа;
• первого раздела;
• десяти приложений;
• второго раздела;
• третьего раздела.
Не каждому предпринимателю нужно заполнять все страницы. ИП или ООО отмечает исключительно то, что имеет к нему отношение. Первый раздел отображает отчеты в ПФР по фиксированным взносам и итоговые суммы к уплате. В приложениях отображают необходимые числовые значения. Раздел № 2 предназначен исключительно для страхователей, а именно — фермерских хозяйств. В третьем разделе предприниматель или бухгалтер отображает личные данные работников, как в отчетности в ПФР по льготникам.
Если вы не являетесь фермерским хозяйством, то нужно заполнять лишь первый и третий раздел. Когда у индивидуального предпринимателя за налоговый год не было заключено ни одного трудового договора, расчет по страховым взносам предоставлять в ФНС не нужно и штрафы по просрочку отчетности по ПФР в этом случае ему не грозят.
Как составить отчет в ПФР по сотрудникам?
Начиная с 2017 года в Пенсионный фонд нужно предоставлять ежемесячную и ежегодную отчетность по сотрудникам. В первом случае это СЗВ-М, во втором — СЗВ-СТАЖ. Крайне важно сдавать отчет в ПФР по электронке с электронной подписью, если в штате организации или ИП числится 25 и более сотрудников.
За нарушение данного Постановления Правления ПФР уполномоченное лицо может получить штраф в размере 500 рублей за каждого застрахованного сотрудника. Сдавать отчетность в ПФР по упрощенке также нужно сдавать в регламентированном порядке. Для небольших компаний, у которых численность сотрудников не превышает 25 человек, возможны следующие способы подачи документации:
• лично в бумажном виде, посетив ПФР;
• по почте заказным письмом с описью вложений;
• по Сети с помощью электронного документооборота.
В отчетности в ПФР по электронке в виде бланка СЗВ-М имеются четыре раздела, в которых указываются реквизиты страхователя, отчетный период (месяц), тип формы и сведения о застрахованных лицах. К последним относятся ФИО, ИНН и СНИЛС. Если предприниматель не может сделать запись по отчетности в ПФР относительно ИНН работника, графу можно оставить пустой.
Форму СЗВ-СТАЖ работодатели сдают даже за сотрудников, работающих по гражданско-правовому договору. Указываются данные за работников, которые были приняты и уволены в один налоговый год, учитывая и отчет в ПФР по декретнице. Первый раздел формы предназначен для указания сведений о страхователе — регистрационный номер в Пенсионном фонде, ИНН, КПП, тип подаваемых сведений. Во втором разделе вписывается отчетный период, в третьем — сведения о периодах трудовой деятельности застрахованных лиц. Кстати, организация или ИП сдают отчеты в ФСС, ПФР и по обособленному подразделению, если таковой имеется.
Что касается четвертого и пятого разделов, то они посвящены данным по начисленным или уплаченным взносам. Бывают случаи, когда трудовые договора с физлицами есть, но заработная плата за налоговый период им не выплачивается. В этом случае сдают отчет в ПФР по нулям, то есть заполняют общие разделы, но без приложений с числовыми показателями.
Отчетность по декрету и отпуску в ПФР
С появлением новых документов возникает немало вопросов об их заполнении, особенно если законодательно еще не определен регламент их сдачи. Стоит сразу сказать, что отражать пособие по рождению ребенка в отчете ПФР нужно. К декретницам относят женщин, находящихся в отпуске по родам, а также ухаживающих за детьми. Если с таким физлицом заключен трудовой договор, то сведения о данном работнике должны быть в полной мере отражены в отчете по ЗП в ПФР и по стажу.
Отпуск при наличии официального трудоустройства означает, что сотрудник числится за компанией, не зависимо от того, получает ли он выплаты. В отчете СЗВ-М в данном случае заполняются все личные данные, но без указания отчислений по ЗП, как и в отчете ПФР в периодах по больничным листам. Что касается обычных отпускных, то сотрудник отмечается в форме СЗВ-М, если он ушел в отпуск:
• за свой счет;
• планово;
• с последующим увольнением.
При отпуске за свой счет работодатель не выплачивает страховые взносы и нужно указать соответствующий код по отпуску в отчетности ПФР. Корректное заполнение пенсионной отчетности гарантирует отсутствие проблем с представителями фонда и штрафов за несоблюдение сроков и правил заполнения документов. Если вы сомневаетесь в правильности самостоятельного формирования отчетов в ПФР по сотруднику ГПХ, перед подачей документов лучше проконсультироваться у профильных специалистов.
Отчет в ПФР по инвалидам
Особая группа сотрудников, за которую работодатели тоже сдают отчетность, это инвалиды. Для данной категории работников предприниматель, кроме страховых отчислений, производит и иные вознаграждения, отраженные в отчете в ПФР по инвалидности. Согласно действующему законодательству, работодатель обязан платить за инвалидов следующие виды обязательных страховых взносов:
• медстрахование;
• пенсионное страхование;
• взносы на случай временной нетрудоспособности.
Отчетность в ПФР по инвалидности включает данные об уплате отчислений на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве. Нужная сумма установлена Федеральным законом № 179-ФЗ. Пенсионная страховка больше не выплачивается по льготным тарифам, с 2015 года отчет в ПФР по льготным сотрудникам отображает перечисления на общих положениях, а именно ставка 22 %. Тариф по временной нетрудоспособности или декрету равен 2,9 %. Взносы на медицинскую страховку составляют 5,1 % и не имеют ограничений максимальной суммы облагаемого дохода. Иные вознаграждения отображаются в отчете по доначисленным суммам в ПФР.
Сведения об иностранных гражданах в отчете в ПФР
Право на официальное трудоустройство имеют не только граждане РФ, но и иностранцы, находящиеся на территории страны законно и имеющие разрешение на осуществление трудовой деятельности. По иностранцам отчет в ПФР зависит, главным образом, от статуса таких граждан, а именно:
• временно пребывающих в РФ;
• временно проживающих в РФ;
• постоянно проживающих в РФ.
В первом случае при заключении гражданско-правового договора менее чем на 6 месяцев, отчет в ПФР по иностранным гражданам сдавать не нужно, поскольку работодатель не делает отчисления по ЗП. Осуществляют взносы только на страховую часть трудовой пенсии. В случае с временно проживающим на территории РФ иностранцем ИП или ООО делает все те же выплаты, что и для граждан России, отражая их в отчетности в ПФР по иностранным гражданам.
Постоянно проживающий в стране иностранец приравнивается в правах к гражданину РФ и имеет право на все выплаты в его пользу с доходов, как и россияне. В зависимости от того, какие отчисления вы делаете по иностранцам, вписывайте соответствующий код в СЗВ-М в отчетности по нерезидентам в ПФР. Особая ситуация складывается, когда иностранный гражданин меняет свой статус. Если это произошло, например, в марте, то за весь месяц нужно платить по старому статусу. Новые тарифы начнут действовать с очередного налогового периода. Такие изменения обычно отражаются в отчетности в ПФП по ГПХ.
При заполнении пенсионных отчетов работодатель указывает стандартные данные об иностранном гражданине с соответствующей пометкой. В остальном предоставление документов ни чем не отчается от указания сведений о гражданах РФ.
Отчет в ПФР по фиксированным платежам: подводим итоги
Пенсионная отчетность является неотъемлемой частью ежеквартальной и ежегодной документации для ИФНС и внебюджетных фондов. Если ИП или ООО имеет в штате хотя бы одного сотрудника, то сдает в пенсионные отчеты в полном объеме. Бухгалтерская отчетность по зарплате ПФР теперь находится под администрированием налоговой службы и имеет упрощенный бланк для заполнения. Это является главным нововведением в области подготовки пенсионной отчетности за последние несколько лет. Однако появились и другие изменения по отчетам в ФСС и ПФР, в частности, новая форма ежемесячной документации СЗВ-М.
В зависимости от того, сколько сотрудников у предприятия, установлена определенная форма сдачи. Так для предпринимателей со штатом до 25 работников возможно предоставление документов в любом удобном виде. Соглашение по эл отчетности в ПФР тогда, когда сотрудников больше 25 человек. Для ИП и организаций, у которых есть подчиненные, пенсионные отчеты состоят из:
• расчета по страховым взносам;
• СЗВ-М;
• персонифицированный учет по стажу.
Если предпринимателю нужно сдавать дополнительную документацию, например, отчетность в ПФР по совместителям, об этом сообщат сотрудники Пенсионного фонда. Стоит напомнить, что ИП без сотрудников не сдают отчеты по взносам в ПФР, они отчитываются исключительно по уплате налогов.
Если работник напишет заявление с просьбой взымать с его заработной платы дополнительные страховые взносы, это отразится в отчетности в ПФР по дополнительному тарифу. Рекомендуется крайне внимательно относиться к заполнению пенсионных отчетов, поскольку за нарушение правил оформления или указание ложной информации предусмотрено административное наказание с последующими судебными разбирательствами.
Отчетность в ПФР по новым правилам и срокам
С появлением новых отчетов изменился общий порядок подачи обязательной документации. Как уже говорилось, РСВ-1, РСВ-2 и РСВ-3 заменены на новую форму, поэтому сдавать их больше не нужно. Новый расчет по страховым взносам согласно регламенту по приему отчетности в ПФР должен предоставляться в орган ежеквартально по следующему принципу:
• за первый квартал — до 2 мая;
• за полугодие — до 31 июля;
• за 9 месяцев — до 30 октября.
Если в 2018 году произойдет изменение конечных сроков сдачи отчетности по налоговым периодам, ПФР объявит об этом дополнительно. Среди отчетов ПФР по ЕСХН есть и СЗВ-М. Он состоит из четырех разделов, но при этом предполагает минимум информации по застрахованным лицам. Данная форма относится к ежемесячным отчетам и предоставляется до 15 числа месяца за предыдущий налоговый период. Если вы подаете бланк СЗВ-М с отчетностью ПФР по совместительству, и последний день сдачи выпадает на выходной или праздник, то он переносится на ближайший рабочий день.
Также все без исключения работодатели предоставляют в Пенсионный фонд персонифицированный учет по трудовому стажу при подаче, например, отчетности в ПФР по досрочной пенсии. Им является бланк СЗВ-СТАЖ. Отчет относится к ежегодным и предоставляется не позднее 2 марта по истечению налогового года. На этом обязательная пенсионная отчетность заканчивается. Чтобы узнать сроки подачи иных документов, например, отчетность в ПФР по ДСВ-3, лучше обратиться к сотрудникам Пенсионного фонда или независимым специалистам фирмы, оказывающей поддержку в подготовке и сдаче отчетов в органы.
Почему ПФР не принимает отчетность?
Существует несколько случаев, при которых Пенсионный фонд может не принять документы. Если вы подаете отчетность в ПФР по ГПД, например, в печатном виде с численностью сотрудников более 25 человек, то фонд вернет вам пакет с документацией в любом случае. Законодательство, регулирующее область пенсионной отчетности гласит, что если в штате свыше 25 работников, предоставлять отчетность нужно исключительно в электронном виде. Это касается и отчетности в ПФР по безработным.
Кроме нарушения формы сдачи частой причиной отказа Пенсионного фонда в принятии документов являются ошибки в сдаваемой документации. Причем ошибками считаются как орфографические помарки, что может повлиять на правильность написания названия компании или ее реквизитов, так и неправильно рассчитанные проценты в отчетности по ПФР.
На первый раз орган обычно возвращает документы на доработку с устным предупреждением. Повторное нарушение правил оформление может стать причиной применения штрафных санкций со стороны фонда. Чтобы этого не произошло, предпринимателю необходимо после возвращения документации:
• исправить ошибки в отчетности по ПФР;
• как можно быстрее подать ее заново;
• при нарушении сроков сдачи отчетов заплатить штраф.
Если долго тянуть с исправлениями, можно не успеть подать документы в установленные сроки. За их нарушение, как известно, предусмотрена административная ответственность. Подать отчетность в ПФР по вредным профессиям не сложно, если знать все нюансы подготовки документов, а лучше всего сдавать их на предварительную проверку профильным специалистам, если вы не уверены в своих знаниях. Этим занимаются специализированные компании-посредники по оказанию помощи в сдаче обязательных отчетов.
Величина штрафов за отчет по сотрудникам в ПФР
Чтобы с Пенсионным фондом сложились хорошие отношения, нужно грамотно и в сроки сдавать необходимую отчетность. В противном случае на каждое нарушение регламента орган может выставить вам штраф в виде денежного взыскания. Разделяют несколько видов нарушений при сдаче отчетности в ПФР по общему режиму:
• неэлектронная форма подачи;
• неполные или неверные сведения;
• непредоставление документов.
При несоблюдении формы подачи документов индивидуальный предприниматель или организация может получить штраф в размере 200 рублей. Если при заполнении, например, пособия по сокращению в отчете в ПФР неправильно указаны персонифицированные сведения, то работодателя могут оштрафовать на сумму 5 % от размера взносов в пенсионный за последние три месяца. Однако получить данное взыскание фонд может лишь по решению суда. Когда по предоставлению отчетности работодателей в ПФР нарушаются крайние сроки, предусмотрен штраф 500 рублей за каждый несданный документ.
Иногда инспекторы Пенсионного фонда находят необходимым проводить камеральные или выездные проверки. В ходе таких встреч у представителя бизнеса могут запросить определенное количество документов в ПФР по отчетам, подтверждающих правильность начисления и уплаты страховых и пенсионных взносов. Если предприниматель не в состоянии их предоставить, его могут оштрафовать на 200 рублей за каждый документ. Уголовной ответственности за нарушение регламента сдачи обязательной документации в Пенсионный фонд нет.
Сдать отчет в ПФР по шагам быстро и без проблем
Вопросы о предоставлении отчетности в ПФР стают особо остро в период, когда появляются новые разновидности отчетов. Еще достоверно не известно, как их оформлять, чтобы не получить возврат из фонда. В этой ситуации грамотно подготовить отчет РСВ-1 в ПФР по шагам вам поможет компания «Финаби» — лидер в сфере оказания бухгалтерских услуг любой сложности.
У нас вы можете получить всестороннюю консультацию по составлению и сдаче отчетности, ее разновидностях, сроках предоставления и особенностях отчета ЕНВД на уменьшение по ПФР. Также мы представляем комплексное бухгалтерское сопровождение бизнеса на выгодных условиях. Наши преимущества — это:
• многолетний опыт и практика;
• штат квалифицированных специалистов;
• юридическая проверка документов;
• защита интересов клиента;
• индивидуальный подход в каждом деле.
Мы сдаем отчетность в ПФР по доверенности. Это значит, что вам не нужно будет узнавать сроки сдачи, необходимые документы, составлять отчеты и стоять в очередях, чтобы сдать документы. Все это компания «Финаби» сделает за вас. Все что нужно — это оформить доверенность, чтобы мы могли выступать в качестве вашего представителя и действовать легально. Поможем узнать задолженность по отчетам в ПФР, а также погасить ее с минимальными затратами.
Квалифицированная бухгалтерская поддержка отлично подходит для тех, кто не имеет штатного бухгалтера. Мы полностью возьмем на себя решение проблем, связанных со сдачей обязательной отчетности. Если вы не знаете, где делать отчет ПФР по месяцам, свяжитесь с нами по номеру, указанному на сайте, и наши представители вас проконсультируют. Сделав всего один звонок, вы узнаете стоимость необходимых вам услуг и наши наиболее выгодные предложения для сотрудничества.
