В соответствии с ФЗ № 212 ст. 15 отчет в ПФР об отпуске предоставляется всеми организациями, в том числе и ИП. Информацию подает руководитель или доверенное лицо. Форма РСВ-1, для начислений и выплат по страховым взносам, показывает полные сведения о предприятии и каждом зарегистрированном сотруднике.
Предоставлять отчетность в ПФР об отпуске следует каждый квартал (соответственно квартальный отчет, полугодовой, за 9 месяцев и годовой). Данные для учета предоставляет бухгалтерия и отдел кадров. Форму можно заполнить на печатных бланках, электронных носителях или при помощи ТКС.
Ежегодный отпуск в отчете в ПФР
ФЗ № 400 ст. 11 ч. 1 предусмотрено, что предприятие или организация должны оплатить отпуск застрахованному лицу. Расчет выполняется путем умножения дней отпуска на средний заработок сотрудника. При вычислениях берут во внимание период в 12 месяцев и выплаты по факту отработанного времени, пособие по нетрудоспособности не учитывается в этом промежутке. Ежегодный отпуск в отчетности в ПФР предоставляется в форме СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М, которые сдаются в письменном виде не позднее 15 числа, а в электронном — 20. Так как застрахованное лицо за отпускной период получит зарплату, то и страховые отчисления тоже будут переведены на счет ПФ.
Таким образом, отпуск никак не влияет на стаж сотрудника. Отчетность в ПФР об очередном отпуске сдается в электронном или письменном виде. Каждая страница должна быть заверена печатью и подписью. В случае электронного документооборота необходимо руководителю или доверенному лицу завизировать электронно-цифровую подпись.
Очередной отпуск в отчете в ПФР предоставляется также в форме РСВ-1 в 6 разделе. Если отпуск более одного календарного месяца, то в отпускной строке он помечается как «ДЛОТПУСК». Отчетность по каждому застрахованному следует подавать своевременно во избежание штрафов. Если у вас нет возможности самостоятельно вовремя сдать отчет, предоставьте это компании «Финаби».
Административный отпуск в отчете ПФР
Иногда возникают ситуации, когда необходимо воспользоваться административным отпуском. ТК РФ предусматривает в ст. 128 такую возможность полноправной. Сотрудник, при подписании договора с руководителем, может отправиться в неоплачиваемый отпуск, при этом бухгалтерия подает отчет в ПФР об отпуске без сохранения зарплаты. В этом случае отчеты по начислениям и выплатам в ПФ будут нулевыми, а в строке уточнения будет код «АДМИНИСТР». Застрахованные лица имеют право на отпуск по собственному желанию в следующих случаях:
• пенсионеры сроком до 14 календарных дней;
• инвалиды — до 60 календарных дней;
• сотрудники при рождении ребенка, регистрации брака или смерти родственников — до 5 календарных дней;
• жены (мужья) военнослужащих при ранениях, заболеваниях — до 14 дней.
Административная отчетность об отпуске в ПФР по форме РСВ-1-6 подается каждые 3 месяца и предоставляется всеми страхователями на каждого застрахованного сотрудника. Отчетный бланк в письменной форме должен быть подписан ответственным лицом. За предоставление недействительной информации предусмотрен штраф.
Обозначение административного отпуска в отчете в ПФР изменено на код «НЕОПЛ». Так обозначают простой по вине сотрудника, периоды недопущения, преподавательский отпуск сроком до года, а также срыв в работе из-за забастовок. Эти периоды не будут входить в страховые отчисления. Отпуск без содержания в отчет в ПФР будет обозначен прочерками в графе начислений или нулевыми обозначениями по выплатам.
Отчет в ПФР по больничным и декретным отпускам
Форма РСВ-1 содержит строки, в которых указываются выплаты по временной нетрудоспособности и по уходу за ребенком. Отчет в ПФР о больничном в отпуск не входит. При предоставлении больничного листа он оплачивается в соответствии со стажем работы застрахованного лица. Согласно ФЗ № 212 ст. 9 ч. 1, страховые взносы не облагаются налогом. Для того чтобы в отчетности РСВ-1-6-8 указать код по болезни, используют аббревиатуру «ВРНЕТРУД».
Декретный отпуск в отчете в ПФР в форме РСВ-1 указывается так: если ребенок не достиг 1,5 года, то код ставиться «ДЕТИ», если сотрудница пребывает в отпуске по уходу за ребенком от 1,5 до 3 лет, то код — «ДЛДЕТИ». Работающие бабушки или дедушки имеют право на отпуск по уходу за ребенком до 3 лет, и в отчетности РСВ-1 это отмечается кодом «ДЕТИПРЛ». Такое обозначение отпусков в отчете в ПФР для застрахованных лиц, находящихся на больничном и в декретном отпуске.
Отчетность сдается в бумажном и электронном виде. Все документы на бланках должны сдаваться до 15 числа отчетного месяца. А в электронном виде, при подключении к документообороту — до 20. Отпуск без содержания при отчетности в ПФР указывается только при продлении трудового договора. При последующем увольнении он в стаж не входит. Если возникают проблемы с оформлением отчета в ПФР по отпускам, можно обратиться за помощью в компанию «Финаби», которая предоставит квалифицированную помощь в сопровождении вашей фирмы.
