Как оформить 2-НДФЛ и 6-НДФЛ отчётность за 2018 год

Подать в формате 2-НДФЛ за 2018 год отчетность обязано предприятие, индивидуальный предприниматель и лицо, ведущее частную практику. К таким лицам относятся адвокаты, нотариусы и другие самозанятые специалисты.

С 2018 года заметно изменились правила подачи подобных деклараций. Соблюдение данных правил помогает сделать всё так, как требует законодательство, и избежать штрафных санкций.

Периодичность подачи деклараций НДФЛ за 2018 год

До 2018 года порядок подачи деклараций предполагал, что все налоговые агенты сдают 2-НДФЛ и 6-НДФЛ один раз в год.

Согласно подписанному Президентом в 2018 году закону, теперь организации, ИП и лица, ведущие частную практику, обязаны подавать декларации чаще.

• Декларация по форме 2-НДФЛ сдаётся по-прежнему один раз в год за весь отчётный период на каждого сотрудника предприятия.

• Декларация по форме 6-НДФЛ за 2018 год должна быть подана за 1 квартал, за полугодие, за 9 месяцев и за год (нарастающим итогом).

С практической точки зрения такое изменение означает, что появляется необходимость подавать ещё три декларации в течение года.

Подобное изменение усиливает нагрузку на бухгалтерию ИП и других организаций, но благодаря этому контролирующие органы лучше осведомлены о деятельности предприятий и своевременно фиксируют нарушения.

Основной задачей, которую преследует ввод данного закона, можно считать увеличение собираемости налогов на территории страны, что актуально в кризисный период для пополнения бюджетных фондов.

Сроки подачи деклараций НДФЛ за 2018 год

Для каждого вида деклараций предусмотрен свой срок подачи.

Декларации за 1 квартал, за полугодие и за 9 месяцев 2018 года подаются не позднее последнего дня следующего за отчётным периодом месяца. Из этого мы видим, что крайний срок подачи декларации за первый квартал составляет 30 апреля, за полугодие – 31 июля, за 9 месяцев – 31 октября.

Декларация за год подаётся в порядке, который был установлен и до принятия закона 2018 года. Крайним сроком подачи годовой декларации остаётся 30 апреля следующего года.

Не путаем 2-НДФЛ и 6-НДФЛ! Всё сказанное выше относится только к декларациям 6-НДФЛ. Периодичность подачи 2-НДФЛ остаётся прежней: раз в год.

Штрафы за просрочки подачи деклараций НДФЛ в 2018 году

Законодательством предусмотрены штрафы для тех, кто нарушает сроки подачи деклараций или допускает ошибки в отчётах.

• Непредоставление вовремя документов карается штрафом в тысячу рублей за каждый месяц просрочки. При этом учитываются и полные, и неполные месяцы. Подача декларации, которая должна быть подана 31 октября, с задержкой до 5 декабря повлечёт штраф 2000 рублей.

• Недостоверные данные, которые содержатся в декларации, приводят к штрафу в 500 рублей за каждый недостоверный документ. К искажениям относится не только намеренная дезинформация, подобный штраф будет применён и к невнимательному или некомпетентному бухгалтеру, который заполнил документы так, что они вызывают вопросы у проверяющих инстанций. Поэтому важно для заполнения деклараций привлекать профессионалов, способных справиться с такой работой.

• Обращаем внимание, что за непредоставление в срок декларации 2-НДФЛ предусмотрен штраф 200 рублей. Эта сумма выглядит небольшой, но подобный документ нужно предоставлять на каждого сотрудника предприятия. Если в компании работают 100 человек, то задержка с документами на них вызовет уже значительный штраф.

ИП или лицу с частной практикой не понадобится значительных усилий для составления или подачи подобных деклараций, хотя и в этом случае требуется знать и соблюдать правила. Для компании с большим количеством сотрудников предоставление сведений по каждому из них и по всем в сумме становится сложной задачей, так как трудно учесть весь объём данных и не допустить ошибок. Для решения подобной задачи полезно обратиться к специалистам в области ведения бухгалтерии.

Что содержит в себе декларация 2-НДФЛ за 2018 год

Декларация для ИФНС содержит в себе два блока данных.

• Обобщённые данные по сотрудникам. Какую сумму денежных средств предприятие выплатило работникам в виде зарплаты, какую часть этой суммы оно удержало для перечисления налогов. Указанные суммы налоговых отчислений должны соответствовать реально проведённым в ФНС платежам.

• Конкретизированные данные: те же суммы указываются с датами и расчётами. Но подобный отчёт в формате 6-НДФЛ не требует информации по каждому отдельному сотруднику. Такие данные содержат только бух. декларации 2-НДФЛ, которые, как мы знаем, подаются в налоговую инспекцию раз в год.

В каком формате подавать 2-НДФЛ за 2018 год

Существует два варианта подачи документов в ФНС: классический, в виде бумажного отчёта, и современный, в электронном виде.

Законодатель, устанавливая конкретные даты подачи налоговых отчётностей, установил и способы, которыми налоговый агент имеет возможность отправить документы.

• Если в компании менее 25 человек, она наделена правом самостоятельно выбирать, какая форма подачи декларации для неё удобнее.

• Если в компании работают от 25 сотрудников, единственным вариантом подачи годового и промежуточного отчётов в ФНС становится электронный документ.

Законодательство запрещает подачу деклараций на дисках, флешках и других носителях, которые не предназначены для этого. В соответствии с законом необходимо для отправки документации с налоговыми расчётами пользоваться исключительно специальными каналами ИФНС, разработанными конкретно для этой цели.

Как правильно оформить декларации 2-НДФЛ за 2018 год

На вопрос, сдают ли декларацию 6-НДФЛ нарастающим итогом индивидуальные предприниматели, ответ положительный, потому что новый закон касается всех налоговых агентов.

Как поступить ИП, которому нужна подготовка и сдача корректировочного либо основного отчёта? Дадим несколько рекомендаций.

• Полезно помнить сроки подачи документов. Для человека, который самостоятельно ведёт бухгалтерию своего предприятия, как и для бухгалтера, стоит иметь перед глазами календарь подачи разных документов. Тогда будут соблюдаться требования законодательства для каждой справки или декларации.

• Чтобы оформлять документы по правилам, не помешает следить за изменениями и обновлениями. Законодатель часто меняет правила в этой области, что усложняет жизнь бухгалтерам и ИП, но от выполнения новых условий никуда не деться. Новости можно найти на официальном сайте ФНС и других профильных ведомств. Дополнительные разъяснения и советы по оформлению деклараций с примерами руководитель предприятия либо самозанятый специалист найдёт на специализированных порталах и форумах.

В случае если компания имеет значительный штат работников, идея самостоятельной уплаты налогов и оформления документации руководителем становится не слишком удачной. В такой ситуации удобнее выбрать один из двух следующих вариантов.

Первый – нанять бухгалтера в штат. Если удастся найти достойного доверия профессионала, руководителю больше не придётся оформлять отчёты для налоговой самостоятельно. Такому сотруднику понадобится платить заработную плату за каждый месяц, в том числе оплачивать отпуск, больничный, временную нетрудоспособность. В случае, когда бухгалтер не может по разным причинам исполнять свои обязанности, понадобится искать замену.

Данный вариант особенно неудобен для ИП, у которого нет сотрудников в штате. При их отсутствии есть возможность оформлять отчётности по упрощённой схеме, не отправлять документы в ФСС и ПФР. При наличии хотя бы одного сотрудника придётся пересматривать эти принципы, даже если таким сотрудником становится бухгалтер.

Второй вариант – обращаться в удалённую бухгалтерию. В этом случае заключается договор на оказание услуг, предпринимателю не нужно оплачивать работу бухгалтеров в те периоды, когда они фактически не требуются. Не понадобится заниматься проблемами замены специалиста, который не вышел на работу, и отправлять дополнительные документы в контролирующие инстанции. По этой причине второй вариант набирает популярность среди владельцев небольших компаний.