ТОП-5 Ошибок при оформлении отношений с бухгалтером
«Неоформленный» бухгалтер
Оформление договорных отношений с бухгалтером – важный этап работы. Оформленный бухгалтер всегда просит заработную плату больше, чем сотрудник без оформления. Но стоит ли экономить? Отношения с бухгалтером обязательно нужно оформить трудовым договором, уделив особое внимание вопросам ответственности бухгалтера перед компанией. Но в попытке сэкономить на зарплатный налогах директора принимают на работу бухгалтера по устной договоренности. В основном это встречается в микро и малом бизнесе. Если договора с бухгалтером не подписываются – в один день может оказаться что бухгалтер исчез со всей наличностью, а зачастую, предварительно переведя безналичные денежные средства со счетов фирмы в «надежное» место. Заключив договор с аутсорсинговой бухгалтерией, можно сэкономить на налогах и обезопасить компанию от потери денег
Отсутствие права подписи
Не все желают предоставить главному бухгалтеру право подписи, однако без подписи трудно призвать недобросовестного работника к ответственности.
Привлекательность бухгалтера, без права подписи, немного:
• Более низкий уровень оплаты труда;
• экономия на аренде и обустройстве рабочего места (сотрудник без права подписи может работать на удаленке).
Минусов, гораздо больше
• При отсутствии своей подписи у главбуха банковские платежи подписываются одной подписью директора, а зачастую эта подпись передается на хранение бухгалтеру. Это часто является причиной хищений.
• Директор предприятия будет нести ответственность за отчетность, которую он фактически не составлял, в том числе за ее несвоевременную сдачу. При намеренном искажении отчетности или искажении отчетности по ошибке, доказать, что отчетность составлял бухгалтер будет невозможно.
• Если учет ведется бухгалтером без подписи, то у организации отсутствует право закрепить в учетной политике ведение бухгалтерского учета за главбухом.
Компании малого и среднего бизнеса, могут выбрать один из двух вариантов ведения учета:
• возложить ведение бухучета на руководителя;
• заключить контракт на оказание услуг по ведению бухгалтерского учета с аутсорсинговой компанией.
Именно по этой причине к нам на обслуживание переходят компании, которые сотрудничали с бухгалтерами без права подписи. Причина обращения именно к нам – в ФИНАБИ, – профессионализм наших сотрудников и то, что мы застраховали свою профессиональную ответственность.
Безоговорочное доверие
В один день счета компании были заблокированы налоговой инспекцией из-за задолженности по налогам. Сама задолженность составила несколько миллионов рублей. При разбирательстве было установлено, что главный бухгалтер, работавший более трех лет в компании, перечислял часть денег себе, а руководителю показывал поддельные отчеты. Бухгалтер подписывал все документы и отчеты по доверенности. Руководитель детально не разбирался в цифрах, а по отчетам все было замечательно. Собственник нанял специалистов и проверил деятельность бухгалтера. После вскрытия схемы вывода денег сотрудник шантажировал компанию и обещал сообщить о обнальных схемах. Взвесив все возможные последствия, решено было уволить бухгалтера по собственному желанию без предъявления претензий.
Поэтому рекомендуется:
• не предоставлять сотруднику право совершать платежи без согласия собственника/руководителя, а лучше проводить платежи с помощью подписи руководителя;
• периодически проверять счета, переданные на оплату и выписки по расчетному счету, по исполнению платежек
• проверяйте, получают ли сотрудники те суммы заработной платы, которые указаны в ведомостях
• периодически заказывать сверки расчетов по налогам.
Если какие-то цифры вызывают недоверие, то требуйте объяснений от бухгалтера. Лучше отказаться от обнальных и сомнительных схем ведения бизнеса.
Отсутствие коммерческой тайны
При приеме главного бухгалтера на работу необходимо помнить, что за поиском работы может скрываться желание собрать информацию о деятельности работодателя. Главный бухгалтер имеет доступ к огромному объему информации внутри работодателя: как выстроены бизнес-процессы организации, кто является основными контрагентами, каналы привлечения и сбыта продукции или услуг. В итоге данную информацию можно продать в виде готовой схемы бизнеса, предложить конкурентам или использовать для открытия собственного дела. За разглашение коммерческой тайны можно привлечь к ответственности. Однако на предприятии должен быть документ регламентирующий режим коммерческой тайны, который необходимо утвердить локальным актом, например положением о коммерческой тайне. В документе необходимо отразить перечень информации, которая составляет коммерческую тайну. Необходимо ознакомить под роспись всех сотрудников, а также зафиксировать обязанность по обеспечению коммерческой тайны в должностных инструкциях. Заключая договор с аутсорсинговой компанией по ведению бухгалтерского учета обязательно проверить в договоре данные положения. Так, например в договоре от ФИНАБИ данное положение присутствует, что гарантирует полное соблюдение коммерческой тайны Клиента.
Ведение учета в локальной базе
Частая ошибка малого бизнеса установки бухгалтерской базы на локальный компьютер бухгалтера. Часто это требование самого бухгалтера. А когда бухгалтер не в штате, а заключен договор на удаленное ведение учета в локальной базе может вестись учет десятка фирм, иногда даже конкурирующих. При этом доступы к банковским счетам, средствам крипто-защиты, ЭДО, паролям и другим сервисам настроены прямо на компьютере бухгалтера. Это значит, что если с компьютером бухгалтера что-то произойдет (вирус, потеря, кража), то проблем может быть очень много, от потери денег с расчетного счета до сдачи отчетности от имени компании злоумышленниками.
Поэтому ведение бухгалтерской базы лучше перенести в облако это надежно защитит все сервисы, включая 1С, от злоумышленных действий, а также позволит отрубить все сервисы одной кнопкой, даже если сотрудника с компьютером «забрали инопланетяне».
Варианты развертывания и работы в облаке.
Вариант 1. 1С: Фреш или подобные сервисы
1С: Фреш — это довольно удобный способ работать в 1С через браузер. При аренде подобных сервисов также не требуется самостоятельная настройка.
Но есть минусы:
• высокая стоимость: первоначальный тариф требует оплаты сразу за несколько месяцев
• необходимо дополнительно оплачивать за сервисы сдачи отчетности
• не можете настроить сам VPS-сервер, на котором работают сразу много компаний. Вам выдается ключ только от вашей компании.
Вариант 2: ваша собственная VPS, на который установлен клиент 1С и база данных
Этот вариант подойдет маленьким компаниям, где работает 1-2 бухгалтера — они вполне могут работать и без установки сервера приложений 1С и сервера SQL. Главный плюс - арендованная станция VPS может работать как полноценный компьютер с подключением к RDP.
Вариант 3. Сервисы 1С.Бухобслуживание
Удобный сервис предоставляемый 1С.БухобслуживаниеФИНАБИ для своих Клиентов. Это бесплатный доступ к 1С:Бухгалтерия 3.0 или 1С:Предприниматель, 1С:Зарплата и кадры 3.0., 1С.Отчетность. Никакой настройки не требуется. Все за Клиента сделают сотрудники ФИНАБИ. Базы хранится на защищенных серверах фирмы 1С. Оплата за сервисы входит в стоимость договора бухгалтерского сопровождения. Кроме того, в сервисе возможно хранить все документы в сканированном виде. Когда все базы, документы и доступы хранятся на удаленном сервере, можно не бояться ни потери или кражи ноутбуков, ни исчезновения сотрудников Вы можете отключить доступ одной кнопкой, удалив пользователя.
Подпишись на наши акции и скидки!
