Проводим инвентаризацию: алгоритм для бухгалтера

Перед тем, как составить годовую отчетность, а также в случае выявления фактов порчи или хищения имущества надо сделать инвентаризацию. Как грамотно ее провести и отобразить итоги в бухгалтерской отчетности, расскажем в подробностях.

Когда без инвентаризации не обойтись?

Согласно Положению (п.27) по ведению бухгалтерского учета и бухотчетности в РФ, утвержденному приказом Минфина от 29.07.1998 №34н, далее Положение №34н), процесс инвентаризации запускается, когда:

—  бухгалтер готовится сдавать годовую отчетность;

—  происходит смена материально ответственного лица;

—  случается пожар или стихийное бедствие;

— выявляются факты порчи имущества;

— выявляются факты кражи; 

— компания реорганизуется или ликвидируется;

— ГУП или МУП преобразуется.

Как оформить приказ о проведении инвентаризации?

Сделать это можно:

— в свободной форме;

— заполнив стандартную форму № ИНВ-22.

В документе указываются:

1. Дата составления и номер.

2. Члены комиссии (ФИО и должности).

3. Проверяемые активы и обязательства (списком).

4. Время, когда началась и закончилась инвентаризация (Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств – п.2.1, утверждены приказом Минфина РФ от 13.06.1995 №49. Далее Методические указания).

5. Причина проверки.

6. Дата, до которой ее итоги нужно передать в бухгалтерию.

Данный приказ вносится в журнал, где содержатся документы по контролю за исполнением приказов об инвентаризации. Он составляется по форме № ИНВ-23 (Методические указания, п.2.3).

В какие сроки проводится инвентаризация?

Крайние даты проведения переучета определяются руководителем компании. Существующие нормы содержит положение об инвентаризации (ч.3  ст.11 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, Методические указания - п.2.1).

На сроки влияют причина проведения проверки и специфика работы предприятия. Определяя их, нужно учесть несколько условий (Методические указания - п.п. 1.5, 2.1):

— проводя годовую проверку, можно не брать во внимание имущество, описанное в IV квартале отчетного года;

— переучет основных средств разрешается проводить раз в 3 года, а фонды библиотеки описывают раз в 5 лет;

— компании, функционирующие на Крайнем Севере или в районах, имеющих такой же статус, сверка остатков товара, материала или сырья проводится в периоде, где эти остатки самые минимальные.

Годовая опись имущества чаще всего осуществляется в промежутке от 1 октября до 31 декабря. При этом инвентаризация обязательств проводится по информации на 31 декабря включительно (Приложение к письму Минфина от 09.01.2013 №07-02/18). Годовая проверка должна быть завершена до даты, когда будет подписана годовая бухотчетность.

Если запущена реорганизация или ликвидация предприятия, то инвентаризацию необходимо закончить до даты, когда будет составлен передаточный акт или промежуточный ликвидационный баланс (Методические указания, п.1.5).

В зависимости от ситуации, по приказу гендиректора компании, сроки проверки могут быть продлены. К примеру, если у организации много имущества или оно территориально отдалено.

Законом это продление не запрещено. Но годовая инвентаризация или ликвидация компании должна быть завершена в установленные сроки.

Каков порядок проведения описи имущества?

Шаг 1. Формируем комиссию

Функции проведения проверки можно возложить на постоянно действующую комиссию или на рабочую инвентаризационную комиссию. Рабочая комиссия создается в том случае, когда объем работ очень большой или необходимо описать все имущество компании. Если же объем работ невелик, то опись может провести и ревизионная комиссия компании.

Решение о том, кого в нее включить, принимает гендиректор. Обычно сюда входят:

 — сотрудники администрации;

 — сотрудники бухгалтерии;

 — специалисты службы внутреннего аудита;

 — сотрудники юридических, экономических и технических подразделений – в зависимости от того, какой вид активов подлежит проверке.

К процессу инвентаризации могут привлечь и сторонних специалистов (к примеру, независимых аудиторов или оценщиков). Но минимальный состав  комиссии — три человека.

Роль председателя может исполнить любой из сотрудников, кроме материально ответственных лиц. Обычно это заместитель гендиректора или начальник какого-либо подразделения.

Несущие материальную ответственность лица, хотя и не входят в комиссию, должны наблюдать за инвентаризацией (Методические указания, п.п. 2.8.2.10).

Шаг 2. Готовимся к проверке

Если объект инвентаризации – материальные ценности или денежные средства, то перед проверкой члены комиссии должны получить от материально ответственных лиц (Методические указания, п.2.4.):

— приходники и расходники (отчетные документы о движении материальных средств), не переданные пока в бухгалтерию. Они подписываются председателем комиссии с обязательной надписью: «до инвентаризации «   20_ г»;

— расписку в том, что все приходники и расходники сдали в бухгалтерию или передали в комиссию, все поступившие ценности оприходовали и списали.

Кроме того, на данном этапе готовятся бланки инвентаризационных описей. Можно взять стандартные бланки (формы № ИНВ-1, ИНВ-3, ИНВ-4) либо разработать их самим.

Шаг 3. Проводим проверку

Инвентаризация в обязательном порядке проводится при материально ответственном лице (Методические указания, п.2.8). Если установлена коллективная материальная ответственность, необходимо, чтобы присутствовали все члены комиссии.

В обязанности комиссии входит проверка наличия имущества, его состояния, а также обязательств компании (ч.2 ст.11 закона №402-ФЗ, п.2 Положения №34н). Ревизия имущества устанавливает, сколько запасов, основных средств и наличных денег есть у компании. При этом используются такие методы измерения, как натуральный подсчет, взвешивание и обмер (Методические указания, п.п.2.7, 2.8).

Помимо этого комиссией проверяются активы, не имеющие материально-вещественной формы (речь идет о нематериальных активах, финансовых вложениях и т.д.). Члены комиссии сверяют документы, подтверждающие права организации на данные активы с данными учета (Методические указания, п.п.3.8, 3.14, 3.43).

Под инвентаризацией обязательств понимается проверка правильности и обоснованности цифр кредиторской задолженности перед подрядными организациями и поставщиками, обязательств по кредитам и займам, задолженностей перед бюджетом по налоговым платежам и взносам, по заработной плате и оценочным обязательствам.

Правильность и обоснованность сумм «кредиторки» и «дебиторки» можно оценить, проведя сверку с контрагентами и проверку документов, которые подтверждают существование требования или обязательства (Методические указания, п.п.3.44, 3.48).

Шаг 4. Оформляем результаты        

Данные о фактическом наличии активов заносятся в описи. Здесь же материально ответственными лицами делается отметка об их личном присутствии при проверке (Методические указания, п.п.2.5, 2.10).

Относительно имущества, по которому замечены какие-либо расхождения с учетными данными, составляется Сличительная ведомость (Методические указания, п.4.1).

По результатам проверки проводится заседание комиссии по инвентаризации. Протокол составляется в любом удобном формате. В нем, кроме обязательных времени проведения и состава комиссии, должны быть зафиксированы сведения о:

— предложениях по учету недостач и излишков, образовавшихся из-за пересортицы; причины этой пересортицы должны быть разъяснены материально ответственным лицом;

— причинах, по которым эти недостачи не были отнесены на виновных работников;

— данных об имуществе, которое необходимо уценить или списать, с определением причин порчи и лиц, виноватых в этом;

— выводах, решениях и предложениях по итогам проверки состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности материальных ценностей;

— суммах оценочных резервов (имеются в виду сомнительные долги, снижение стоимости запасов и т.д.) или указании на то, что резерв не создается по причине отсутствия признаков снижения стоимости активов (в протоколе по результатам годовой инвентаризации).

Подписи под протоколом ставят все члены комиссии.

Результаты обобщаются в форме № ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией». Специального бланка для ведомости нет, поэтому ее можно сделать в произвольной форме. Сюда нужно вписать данные обо всех излишках и недостачах, а также указать, каким способом планируется их урегулировать (Методические указания, п. 5.6).

Можно составить единую ведомость, отражающую итоги нескольких инвентаризаций, которые были проведены за отчетный период. При этом допускается ее максимальная детализация с указанием расхождений, которые были указаны в сличительной ведомости.

Окончательный вердикт по проверке выносится гендиректором компании и фиксируется в приказе (Методические указания, п. 5.4). Его он делает на основе ведомости учета результатов и протокола заседания комиссии.

Учитываем результаты инвентаризации

Итоги проверки необходимо показать в бухгалтерском учете в том же отчетном периоде, когда велась инвентаризация (ч.4 ст.11 закона № 402-ФЗ, Методические указания – п.п.5.5). Годовая инвентаризация отражается в итоговой годовой бухотчетности.

Результаты учитываются следующим образом:

—  засчитывается пересортица по запасам, если имеются условия для этого;

— списывается недостача;

— учитываются излишки.

О зачете пересортицы

Проводя операцию зачета недостач и излишков при пересортице, нужно соблюсти два условия (Методические указания, п.5.3):

— они выявлены в течение одного периода;  

— они возникли у одного и того же сотрудника, за которым закреплена материальная ответственность.

Когда есть оба эти условия, излишки и недостачи ценностей одного наименования разрешается зачесть в тождественных количествах.

Выполняя операцию по зачету недостач и излишков, в аналитическую записку вносится информация: по кредиту счета учета ценностей, по которым выявлена недостача, и по дебету счета учета ценностей, по которым выявлены излишки.

В количественном значении зачет производится на то значение, которое меньше: 

 — количество недостающих ценностей; 

— количество ценностей, по которым обнаружены излишки.

Если выяснилось, что стоимость первых ниже, чем стоимость вторых, разница включается в прочие расходы (п. 7 ПБУ 9/99 «Доходы организации»). 

Если ситуация обратная, то разницу нужно отнести к прочим расходам (пп. «б» п.43 ФСБУ 5/2019, п.11 ПБУ 10/99 «Расходы организации»).

Прежде чем распределить сумму потерь, можно учесть ее на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Эту операцию необходимо выполнить до конца года, чтобы на счете 94 не было сумм, не соответствующих понятию актива.

О списании недостачи

Недостачи, не являющиеся следствием ошибок, которые нельзя приравнять к излишкам по пересортице, нужно учитывать следующим образом:

— недостачу в рамках существующих нормативов естественной убыли отображают проводками по счетам учета затрат на производство (расходов на продажу) в корреспонденции со счетом учета недостач и потерь от порчи ценностей (Положение №34н, пп. «б» п.28);

 — недостачу, превышающую  нормативные пределы естественной убыли, или в полной сумме, когда таковые нормы не установлены, списывают в прочие расходы (п.п.11, 13 ПБУ 10/99).

Это следует сделать в том отчетном периоде, когда проводилась инвентаризация (п.16 ПБУ 10/99).

Об учете излишков     

Обнаружение излишков часто говорит об ошибках, связанных с неправильным отражением хозяйственной жизни организации. Следовательно, первым делом необходимо посмотреть, нет ли ошибок в бухгалтерском учете. Вполне возможно, что поступление каких-либо ценностей не учтено или, наоборот, списание отражено дважды. 

При выявлении ошибки следует ее в рабочем порядке исправить. Если же обнаружить ее не удалось (к примеру, вышли сроки хранения первичной документации), то рыночная стоимость найденных ценностей включается в прочие расходы в том отчетном периоде, когда проводилась инвентаризационная проверка (ч.4 ст. 11 Закона № 402-ФЗ, п.7 ПБУ 9/99 «Доходы организации», Методические указания - п.5.1).

Об учете итогов инвентаризации расчетов

По результатам инвентаризации расчетов предпринимают следующие действия:

— списывают задолженность, у которой истек срок давности; 

— восстанавливают ранее списанную «дебиторку», которая была учтена на счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» — в ситуации, когда отсчет по сроку исковой давности начался заново или поступили данные о том, что финансовое состояние должника стало лучше;

— списывают с балансового счета 007 списанную в убыток «дебиторку», если для этого есть условия.

Кто отвечает за правильную организацию инвентаризации?

За то, насколько грамотно проведен процесс инвентаризации, отвечает инвентаризационная комиссия. Под ее контролем находятся вопросы соблюдения необходимых сроков, своевременности и правильности заполнения документации (Методические указания, п. 2.6).

В случае расхождения учетных данных с реальными налоговики имеют право наложить на компанию штраф (ст. 120 НК РФ, ст.15.11 КоАП).